Hoofdstuk 2

10 stappen om (weer) in controle te komen

Krijg (weer) de controle, beleg eigenaarschap en geef vorm aan beheer (inclusief monitoring) en governance.

Als hier geen serieuze acties op worden ondernomen heeft dit grote gevolgen voor het succes van uw Power BI-omgeving. Uitstel, in de vorm van gebrek aan beheer, kan langdurige problemen veroorzaken. De overstap naar Power BI Premium is bijvoorbeeld een ideaal moment om uw Power BI-omgeving goed in te richten. Andere organisaties die de volgende stap willen nemen in hun volwassenheid in Self-Service Analytics kunnen inspiratie halen uit deze stappen.

1. Leer de (potentiële) gebruikers kennen

Het leren kennen van het Power BI-gebruik binnen uw organisaties begint met een goed begrip van uw gebruikers. Wij definiëren de volgende vijf gebruikerstypen:

Report Consumer
Report Analyst
Self-Service Data Analyst
Basic Data Analyst
Advanced Data Analyst

Een goed startpunt om uw eigen gebruikersgroepen te definiëren is door hun huidige Power BI-gebruik te analyseren. Het Power BI-auditlogboek is een uitstekende bron van informatie. Welke gebruikers maken datasets aan? Hoeveel gebruikers hebben toegang tot rapportages en dashboards? En hoe vaak maken zij daar gebruik van? De antwoorden helpen u ook om erachter te komen welke ‘gebruikers’ Power BI niet (volledig) gebruiken. Vervolgens kan u de resultaten samen met vertegenwoordigers van de verschillende gebruikersgroepen omzetten in acties voor een betere adoptie. Dit is ook een goed moment voor het identificeren van Analytical Champions. Deze Power BI-enthousiastelingen kunnen als key users een belangrijke rol spelen in het meenemen van uw andere Power BI-gebruikers

2. Verzamel betere inzichten

De gebruiksstatistieken die worden aangeboden in de Power BI-beheerdersportal bieden basisinformatie, maar helpen u niet als u op zoek bent naar stuurinformatie. Daarvoor biedt Power BI een aantal andere informatiebronnen:

De Power BI Audit Logs registreren allerlei gebruikersactiviteiten (rapporten bekeken, datasets aangemaakt, rapport geëxporteerd etc.). U kan de auditlogboeken zowel gebruiken vanuit een gebruiksperspectief (wat is het gebruik van Power BI in mijn bedrijf?) als vanuit een beveiligingsperspectief (wie exporteert of verwijdert gegevens?). Als u deze gegevens historisch wilt opslaan, is het een optie om uw eigen oplossing ontwikkelen. Een andere optie is de Azure Monitor integration die op korte termijn beschikbaar komt.

3. Stel een Power BI Competence Center samen

Een Power BI Competence Center zorgt voor een beter gebruik van Power BI, borging van kennis en het professionaliseren en standaardiseren van de werkwijze.

Dit doet het Competence Center door middel van beheer, zoals toegangsbeheer, gebruiksbeheer en in geval van Power BI Premium: capacity-beheer. Een andere taak is het borgen en beoordelen van de datakwaliteit en rapportages. Dit doet zij door middel van het valideren en certificeren van content. De meest voorkomende en tot de verbeelding sprekende taken van het Power BI Competence Center zijn:

Het ondersteunen van de Consumers

Om te zorgen dat Consumers het optimale uit de Power BI-omgeving halen is het belangrijk om hen op de juiste manier te ondersteunen. Hou hierbij rekening met de verschillende niveaus van de Consumers. Veel Consumers hebben baat bij een eindgebruikerstraining. Hierin leren zij hoe ze met de Power BI-omgeving kunnen werken. Deze training kan klassikaal gegeven worden, maar kan ook opgenomen worden en als video gedeeld. Ook helpt het om inloopsessies, lunchsessies, Q&A’s en hands-on sessies te organiseren. Daarnaast is duidelijke communicatie belangrijk. Houd de Consumers via verschillende kanalen (Teams, e-mail, Yammer) op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen en deel regelmatig tips, best practices en succesverhalen.

Het ondersteunen van de Creators

De Creators gaan, in tegenstelling tot de Consumers, actief aan de slag met Power BI Desktop. Daarom hebben zij een uitgebreidere trainingsbehoefte. Tijdens trainingen, inloopsessies en Q&A’s komen thema’s aan bod zoals data modellering, DAX, M-query en visualisatietechnieken. Actief kennismanagement zorgt ervoor dat het basisniveau van de creators omhooggaat en dus ook de kwaliteit van de content. Elke maand zijn er Power BI updates. Om de Creators hiervan goed op de hoogte te houden is het raadzaam om structureel met hen kennis te delen over nieuwe mogelijkheden en nieuwe functionaliteit te demonstreren. Wanneer een Creator toch vastloopt is het noodzakelijk dat deze ondersteund wordt. Hier is een rol weggelegd voor de Analytical Champions.

Het inzetten van de Analytical Champions

De beste creators zijn vaak échte Analytical Champions. Dit zijn de gebruikers die voorop lopen in het gebruik, anderen kunnen enthousiasmeren en kennis kunnen overdragen aan andere creators. Wanneer een creator vastloopt is het raadzaam om hem te koppelen aan een Analytical Champion met meer kennis en ervaring uit hetzelfde bedrijfsdomein. De Analytical Champion is zo in staat om, in overleg met de beheerders en experts in het Competence Center, een deel van hun werk over te nemen. Het aantal Analytical Champions en de hoeveelheid tijd die zij besteden aan het ondersteunen van collega’s hangt uiteraard af van de kenmerken van een organisatie.

4. Zorg voor een goede rolverdeling in het Competence Center

Verschillende activiteiten vereisen bijpassende rollen, met elk een unieke skillset. Het is een moeilijke opgave om een Power BI-expert te vinden die uitblinkt in het uitvoeren van administratieve taken, het trainen van gebruikers, het bieden van ondersteuning en het signaleren van innovatiekansen. Hoewel de rollen in het Competence Center, afhankelijk van de grootte van het team, kunnen worden gecombineerd, ziet een goede rolverdeling er als volgt uit:

De Lead: De Lead is de verbinder tussen het Competence Center en de rest van de organisatie. Deze persoon is in staat de businesswaarde van Power BI te analyseren en verkopen en stemt de activiteiten van de beheerders, experts, Analytical Champions en gebruikers op elkaar af.
De Power BI Beheerder: De Power BI Beheerder is verantwoordelijk voor het behouden van een gezond en beheersbaar Power BI-platform. Denk aan activiteiten zoals licentiebeheer, gebruikersbeheer, toegangsbeheer en monitoring. Deze persoon coördineert periodieke assessments en is het eerste aanspreekpunt voor gebruikers in geval van verzoeken of incidenten.
De Power BI Expert: De Power BI Expert kent de technische en functionele mogelijkheden en beperkingen van Power BI. Daarnaast heeft hij ervaring met het bouwen van datamodellen, het schrijven van complexe calculated columns en measures en begrijpt hij de concepten van performance tuning. Deze persoon verzorgt geavanceerde Power BI-trainingen en ondersteunt gevorderde gebruikers met complexe problemen. Ook volgt hij nieuwe releases en updates op de voet en probeert hij nieuwe preview-functies uit.
De Analytical Champion: De Analytical Champion maakt zowel deel uit van het Competence Center als een business team. Vaak zijn Analytical Champions gebruikers met een functie als Analist of Controller, zoals Marketing Analist, Business Analist of Finance Controller. Deze Power BI-enthousiastelingen kunnen als Key Users een belangrijke rol spelen in het meenemen van uw andere gebruikers in het succesvol werken met Power BI.

5. Maak onderscheid tussen Managed en Self-Service BI content

Business Intelligence is traditioneel het domein van management-rapportages, ofwel ‘Managed BI’. Deze rapportages worden veelal gecreëerd door een centraal team en beschikbaar gesteld aan de gebruikers. Organisaties die Power BI gebruiken hebben vaak nog steeds behoefte aan gecontroleerde, gevalideerde en centraal onderhouden managementrapportages. De ruimte die Power BI biedt voor Self-Service BI bezorgt gebruikers echter uitgebreide mogelijkheden om zelfstandig inzichten en stuurinformatie te genereren.

Hierbij moet het voor elke gebruiker wel duidelijk zijn van welk soort content er sprake is: Managed BI content of Self-Service BI content. Het certificeren en promoten van de Managed BI content is een goede start. Daarnaast kunt u gebruikmaken van een huisstijl of een badge om rapportages en dashboards eenvoudig te classificeren als ‘Managed BI content’. Tot slot is het aan te raden om een naamgevingsconventie te gebruiken voor de Managed BIwerkruimten. Dit kan eenvoudig door deze werkruimten bijvoorbeeld te voorzien van een prefix zoals ‘BICC_’ of ‘ACE_’. Lees hier meer over gebruikmaken van een huisstijl of een badge om rapportages en dashboards eenvoudig te classificeren als ‘Managed BI’ content

6. Houd controle over het aanmaken van werkruimten

De standaardinstelling van Power BI zorgt ervoor dat iedereen met een Power BI Pro-licentie werkruimten kan maken. Tel daarbij alle werkruimten op die (als u deze instelling hebt ingeschakeld) worden gemaakt voor elke nieuwe Office 365-groep. Het is niet onwaarschijnlijk dat uw bedrijf honderden of duizenden werkruimten host. Het zal u niet verrassen dat deze situatie op een gegeven moment onwerkbaar wordt. Wie heeft welke werkruimte aangemaakt? Welke data wordt gedeeld? Wie heeft er toegang? Stuk voor stuk vragen waarop de antwoorden cruciaal zijn bij het houden van controle.

Er is echter een dilemma. Het idee achter een werkruimte is dat een groep Creators kan samenwerken. Co-creactie op datasetniveau, hergebruiken van dashboards in nieuwe rapportages of dashboards bouwen bovenop andere rapportages. Dit kan u voorkomen u door alleen een centrale beheerder de mogelijkheid te geven om werkruimten te creëren. Het nadeel hiervan is dat dit leidt tot bureaucratisering van het proces en het uw gebruikers kan frustreren. Daarnaast is het bepaald geen katalysator voor de gebruikersadoptie van Power BI.

Het alternatief (het beste van beide werelden) is om het creëren van werkruimten alleen voor een specifieke groep gebruikers mogelijk te maken. Deze groep kan bestaan uit een combinatie van uw gecentraliseerde ACE/BICC-team en uw Analytical Champions. Met deze aanpak hebben uw gebruikers de vrijheid om werkruimten te creëren en hierin samen te werken, maar onder enige vorm van controle en regulering. Samen met uw Analytical Champions kunt u beslissen over een proces voor het maken van werkruimten en optioneel een naamgevingsconventie voor werkruimten.

7. Implementeer een onboardingproces

Het toewijzen van werkruimten aan Power BI Premium Capacity is een handmatige stap die wordt uitgevoerd door een Power BI-beheerder of Power BI Premium Capacity-beheerder. Dit is de uitgelezen kans om op basis van kwaliteitscontrole verbeteringen door te voeren. Enkele activiteiten die deel moeten uitmaken van het proces zijn:

Upgrade klassieke werkruimten naar moderne werkruimten
Maak gebruik van een naming convention
Beveiligings- en toegangscontrole
Data check
Performance check
Quality check

8. Certificeer & promoot Power BI content

Certificeren

Vanuit zowel een prestatie- als een kwaliteitsperspectief is het belangrijk om een hoge standaard te handhaven voor gemaakte datasets en rapporten. Vooral als deze gegevenssets draaien op uw Premium-Capacity. Power BI biedt een instelling waarmee Power BI-inhoud kan worden gecertificeerd. Hierdoor kunnen gebruikers eenvoudiger betrouwbare datasets vinden. Dit verbetert het vertrouwen en zorgt voor meer datagedreven besluitvorming. Het inschakelen van deze instelling in de beheerdersportal is in een paar seconde geregeld. Het proces erachter moet echter worden gedefinieerd en geïmplementeerd om het meeste uit deze functie te halen.

Afhankelijk van de grootte van uw organisatie en het niveau van Self-Service kan de hoeveelheid content die wordt gegenereerd overweldigend zijn. Het is dan ondoenlijk om iedere dataset te certificeren. Voor datasets die op Premium Capacity draaien is het sterk aanbevolen om hoe dan ook de content te certificeren. Dit moet standaard onderdeel zijn van het onboardingproces.

Promoten

Naast certificeren is het ook mogelijk om rapporten, dashboards en apps te promoten. Waar certificeren een verantwoordelijkheid van het centrale team is, is promoten een hulpmiddel voor creators. Zij kunnen op deze manier hun rapportage onder de aandacht brengen bij de Consumers. De content is vervolgens gemakkelijker terug te vinden op de hoofdpagina.

Als organisatie kunt u ervoor kiezen om iedere Power BI Creator de rechten te geven om datasets te promoten, maar het is verstandiger om dit te beperken tot de Analytical Champions. Als alle Creators hun content kunnen promoten schiet de functionaliteit het doel voorbij en kunnen gebruikers wederom niet goed bepalen welke content van hoge kwaliteit is.

9. Bewaak en analyseer uw Premium Capacity proactief

Proactief monitoren en analyseren

Met de release van Power BI Premium Gen2 is de mogelijkheid om uw Premium-Capacity te bewaken, analyseren en problemen op te lossen drastisch verbeterd. Microsoft heeft een Gen2 Metrics-app gecreëerd die het resourcegebruik op operationeel niveau laat zien (query, geplande vernieuwing van de dataset, renderen enz.). De dataset kan maximaal 45 dagen aan gegevens bevatten. Met de aankomende integratie met Azure Monitor kunt u deze data historisch opslaan en zelf analyseren.

Bewaak de kosten

In het geval van Shared Capacity (alleen Power BI Pro, geen Premium) kunnen kosten eenvoudig worden toegekend aan afdelingen (of andere organisatieonderdelen) op basis van het aantal Power BI Pro licenties. Daar kunt u de Office365 Admin Portal voor gebruiken of PowerShell.

10. Denk aan de beveiliging en voorkom een datalek

Beveiliging moet één van uw topprioriteiten zijn, vooral als uw datasets persoonlijke of economisch gevoelige gegevens bevatten. Microsoft biedt de toolkit om ervoor te zorgen dat uw Power BI-omgeving veilig is. Power BI gebruikt standaard Azure Active Directory voor authenticatie (optioneel met Multi Factor Authenticatie) en versleutelt uw gegevens in transit en in rust.

Dit betekent niet dat uw omgeving standaard veilig is en data niet in verkeerde handen kan komen. Er is geen one-size-fits-all oplossing voor beveiligingseisen en instellingen. Er zijn echter wel aspecten die voor iedereen relevant zijn:

Multi Factor Authenticatie (MFA) inschakelen Het maakt geen deel uit van Power BI, maar een goed begin is om Multi-factor authenticatie in te schakelen.
Pas het least-privilege principe toe voor werkruimten Gebruikers die alleen een rapport hoeven te gebruiken, hebben geen toegang tot een werkruimte nodig. Gebruikers met de rol van beheerder kunnen zelf nieuwe gebruikers toevoegen en de werkruimte verwijderen. Ken deze rechten dus zorgvuldig toe. Via PowerShell / REST API kunt u programmatisch een lijst met werkruimtebeheerders ophalen, dit kan u helpen tijdens een periodieke controle.
Apps gebruiken om inhoud te distribueren naar Consumers Als uw gebruikers alleen een rapport of dashboard raadplegen maar geen toegang nodig hebben tot de onderliggende dataset (consumers, geen creators), is het gebruik van een app de juiste keuze.
Autorisatie op basis van een groepslidmaatschap Geef waar mogelijk altijd toegang op basis van groepslidmaatschap in plaats van op basis van een individueel gebruikersaccount.
Controleer uw Power BI Tenant-instellingen In de admin portal zijn er enkele belangrijke Tenant instellingen. De belangrijkste instellingen die standaard voor iedereen aan staan: ‘werkruimten aanmaken’, ‘datum extern delen’, ‘gegevens exporteren’ en last but not least: ‘publiceren naar web’.
Gebruik Sensitiviteits-labels om de mate van vertrouwelijkheid aan te geven per rapport Dit is een instelling voor de gehele Office365-suite. Hiermee kunt u e-mails, documenten, maar ook Power BI rapportages labelen op vertrouwelijkheid. De labels zijn: Openbaar, Vertrouwelijk en Strikt vertrouwelijk.
Denk na over het exporteren naar externe tools Rapportages kunnen naar veel verschillende tools zoals PDF, Word, Excel en PowerPoint worden geëxporteerd. In de Power BI Beheerportal kunt u deze export functionaliteiten beperken. Het exporteren is vaak populair onder Consumers, maar het kan een doorn in het oog zijn voor beheer. Waar gaat de data heen? Welke filters zijn toegepast en wanneer is de data geëxporteerd? U kunt de exportmogelijkheid uitschakelen, maar u kunt nooit uitsluiten of gebruikers bijvoorbeeld screenshots maken of andere manieren bedenken om de data te exporten. U kunt er ook voor kiezen om exporteren wél mogelijk te maken en via de Power BI Audit Logs te monitoren wie er data exporteert. Met deze gebruikers kunt u vervolgens het gesprek aan gaan.