10 praktische tips
De strategie naar hybride werken is een marathon, geen sprint. Maar wij begrijpen dat je het liefst vandaag al grote stappen zet. Met deze concrete tips en adviezen ga je snel aan de slag.
We organiseerden systematisch twee Teamsmeetings per week met het hele team, afdeling en verschillende subteams. Daarnaast gaven we richtlijnen voor het inplannen van je meetings. Medewerkers hadden hun
agenda’s soms volgepropt met digitale vergaderingen, zonder genoeg pauze.
1. Rules of engagement
Je vergadert voor een uur en in de tussentijd heb je vijf nieuwe chatberichten, twee e-mails, drie gemiste calls en werd je ook nog gewhatsappt. Eén collega had zo’n dringende vraag, dat een van die chatberichten, mails,
calls en WhatsAppberichten allemaal van hem zijn. Het veroorzaakt niet alleen stress als je de vergadering afsluit omdat je ziet dat de workload alweer is toegenomen. Je zag ook nog eens alle meldingen binnenkomen en raakte daardoor afgeleid. Onnodig. Spreek met elkaar rules of engagement af en stel een etiquette op. Zo kan een simpele regel als “check eerst of iemand in een vergadering zit voor je belt” al een hoop frustratie voorkomen. Ga met elkaar in gesprek.
2. Stap over naar de cloud
Het is niet de vraag of maar wanneer je naar de cloud overstapt. In het hybride tijdperk is flexibiliteit een must. Medewerkers hebben altijd toegang tot het bedrijfsnetwerk nodig om op die manier overal veilig en efficiënt te werken. En belangrijker nog: om samen te werken. De cloud maakt dat mogelijk. Lees meer over de overstap naar de cloud.
3. Geef leidinggevenden de juiste kennis
Leidinggevenden hebben de vaardigheden om leiding te geven, fysiek op het kantoor. Niet online, vanaf een afstand. Help hen daarmee. Dat kan al heel eenvoudig door ze te helpen de juiste vragen te stellen. Het antwoord op de vraag ‘hoe is het?’ is heel anders dan ‘hoe voel je je? Help ze om tijdens een gesprek echt de diepte in te gaan. Zo kom je erachter wat er écht speelt, kun je de medewerker veel beter helpen om betrokken te blijven bij het bedrijf en vergaar je direct input om de strategie verder vorm te geven.
4. Krijg inzicht met data
Met data maak je de taal aan tafel uniform. Het geeft een eenduidig beeld van wat er binnen het bedrijf speelt. Hoe vaak de laptop buiten kantooruren wordt opengeklapt. Bij welke afdelingen overwerken meer regel dan uitzondering is. Zorg er daarom voor dat je beschikt over de juiste data.
5. Schuif aan bij rondetafelgesprekken
Niemand heeft het antwoord op de vraag hoe hybride werken eruit gaat zien. Bedrijven, van klein tot multinational, zijn zoekende. Zoek elkaar op en leer van elkaar. Zo organiseren HSO en Veldhoen rondetafelgesprekken waarbij je met andere beslissers kunt discussiëren. Wij merken dat bedrijven open zijn en behoefte hebben aan een goed gesprek. Maak daar gebruik van, schuif ook aan en doe inzichten op waarmee je jouw strategie verder uitrolt.
6. Een goede thuiswerkplek
Inmiddels een open deur, maar mocht je het nog niet hebben gedaan: realiseer een goede thuiswerkplek voor al je medewerkers. Misschien zag je tijdens de pandemie de noodzaak niet. Medewerkers kwamen immers toch weer terug naar kantoor zodra het kon. Maar nu blijkt dat hybride werken wel eens de norm kan
worden, kom je er niet onderuit. Faciliteer medewerkers in een goed bureau en degelijke stoel. En laat iemand van de facilitaire dienst langskomen om deze goed af te stellen. Dat vinden je medewerkers niet alleen fijn, maar zo blijven ze ook gezond. Dat zie je terug in verzuimcijfers en maakt jouw bedrijf een stuk efficiënter.
7. Introduceer Viva
Met Viva Learnings deel je eenvoudig kennis met elkaar en houd je medewerkers op de hoogte van het nieuws binnen je bedrijf. En met Viva Insights ontdek je hoe het met de productiviteit en het welzijn van medewerkers gesteld is. Met die kennis geef je jouw strategie verder vorm. Viva is het startpunt om de employee experience te verbeteren.
8. Quickfix
Verander de vergadertijd van 30 minuten naar 25 minuten. Zo kunnen medewerkers even ademen tussen de meetings door. Even een kop koffie halen of de benen strekken.
9. Houd de agenda's bij elkaar
Beetje bij beetje mogen we weer naar kantoor. En daar staan we stiekem allemaal om te springen. Vol enthousiasme duik jij het vergaderhok in om eindelijk weer een meeting op locatie te hebben. Maar wat blijkt, maar één andere collega is op kantoor aanwezig. De andere vier zitten thuis. Dus zit je nog altijd met een laptop als barrière tussen jou en je collega's. Zonde. Houd wanneer je een meeting plant de agenda's bij elkaar. Moeten jullie met een team van vijf bij elkaar komen? Misschien lukt het om allemaal op donderdagmiddag aanwezig te zijn. Het vergt in het begin wat creatief plannen, maar maakt de meetings een stuk prettiger en efficiënter.
10. Verlies elkaar niet uit het oog
Sinds het begin van thuiswerken in 2020 vliegen de tips over efficiënt vergaderen en nuttige video-meetings om je oren. ‘Houd het kort en bondig. Maak een agenda en volg deze punten op.’ Allemaal goede tips. Maar daarmee verlies je al snel aan engagement. Wanneer werk alleen nog formeel is, mist er voor veel medewerkers wat het werk leuk maakt: momenten met collega's. Neem daarom momenten op in videomeetings en Teams-vergaderingen om even met elkaar bij te praten. Plan daar speciaal tijd voor in. Om op maandagochtend het weekend door te nemen. Of even te polsen hoe het gaat. Zo verlies je elkaar niet uit het oog.