Snelle groei van VMI Group vroeg om een up-to-date, robuust CRM-systeem

VMI Group was op zoek naar een CRM-systeem voor hun sales- en inkoopafdeling. De keuze viel op Microsoft Dynamics CRM vanwege de flexibiliteit en toegankelijkheid voor de gebruikers. Meer dan honderd medewerkers gebruiken het systeem nu dagelijks om de klanttevredenheid te verbeteren en de activiteiten met leveranciers te stroomlijnen.

VMI Group ontwikkelt en bouwt machines voor de productie van autobanden, rubberproducten en drankblikjes. De divisie die de machines bouwt om banden voor personenauto's en vrachtwagens te produceren is de grootste en VMI is wereldwijd marktleider op dit gebied. Bij VMI Group werken wereldwijd ongeveer 1400 mensen, waarvan 800 op de hoofdlocatie in Nederland.

Microsoft Dynamics CRM versterkt verkoop- en bevoorradingsteams bij VMI Group

Danny Severijns is Manager Project Department bij VMI Group en geeft leiding aan het team van projectmanagers dat verantwoordelijk is voor de technische kant van het verkoopproces. In deze rol werkt hij dagelijks met Microsoft Dynamics CRM.

Danny: "De aanleiding voor de aanschaf van een CRM-systeem was de snelle groei van onze organisatie. Met steeds meer klanten en projecten konden we niet meer zonder een goede, actuele klantendatabase. We hebben nu voortdurend inzicht in de status van al onze accounts en een actueel overzicht van contacten, gemaakte afspraken, de status van offertes enzovoort. Voorheen zat veel van die kennis in de hoofden van het commerciële team en de projectmanagers. Dat werd natuurlijk een steeds groter risico voor het bedrijf."

Daarnaast heeft VMI Group SRM, Supplier Relationship Management, gebaseerd op CRM, geïntroduceerd voor de inkoopafdeling. Het sourcing team is de schakel tussen de R&D engineers die de machines ontwerpen en nieuwe functionaliteiten ontwikkelen, en de leveranciers van alle benodigde onderdelen en technologie.

Wilko Vaandrager, Global Sourcing Buyer: "We waren op zoek naar een relatiebeheersysteem dat de functionaliteit van de Excel-spreadsheets die we tot dan toe gebruikten kon vervangen. Deze spreadsheets werden lokaal opgeslagen, bevatten niet altijd uniforme informatie en konden niet worden gedeeld tijdens leveranciersbezoeken.

Betere forecasting en planning dankzij Microsoft Dynamics CRM

Danny: "Dankzij Microsoft Dynamics kunnen we onze klanten beter bedienen, alleen al omdat we alle actuele informatie op één plek hebben en iedereen met dezelfde informatie werkt. Kortom, we hebben een goed inzicht in alle actieve klanten en de betrokken teams bij VMI. Maar CRM geeft ons ook diepgaand inzicht in al onze lopende opportunities en offertetrajecten. Daardoor kunnen we nauwkeuriger verkoopprognoses maken. De dashboards in Microsoft Dynamics CRM gebruik ik dagelijks. De rapportages geven direct inzicht in aanvragen, werkverdeling en beschikbaarheid van medewerkers. Die prognoses delen we ook met de engineering- en productieteams. Het ERP-systeem heeft ons deze inzichten nooit zo snel en actueel gegeven."

Wilko en zijn collega's gebruiken SRM intensief in hun dagelijkse interacties met leveranciers. In het systeem zijn ook bepaalde workflows ingericht, bijvoorbeeld bij het registreren van nieuwe leveranciers en het opslaan van specifieke contractdocumenten. Bij het invoeren van bank- en betalingsgegevens hanteert VMI Group het vierogenprincipe. Het goedkeuringsproces hiervoor is in SRM geautomatiseerd.

Bij de selectie van een implementatiepartner viel HSO op door zijn CRM-expertise en integratiemogelijkheden met andere bedrijfsapplicaties. Danny: "HSO bouwt nog een koppeling tussen Microsoft Dynamics CRM en ons Infor-systeem. Zodra een order compleet is, wordt deze gecontroleerd en vervolgens doorgestuurd naar Infor."

Wilko: "De leveranciersgegevens uit ons SRM-systeem, zoals contactpersoon en contractnummer, worden direct gesynchroniseerd met Infor ERP, zodat we in beide systemen met de juiste gegevens werken."