Van Gogh Museum: Snelle adoptie Microsoft Teams met Customer Success-aanpak
Met als doelstelling alle medewerkers in staat te stellen efficiënt en flexibel samen te werken, koos het Van Gogh Museum begin 2020 voor een ‘digitale verhuizing’ naar de Microsoft 365-cloud. Met onze Customer Succes aanpak begeleidden wij het Van Gogh Museum bij deze transitie. Daarbij namen we de medewerkers van het museum vanaf het eerste moment mee in het project en begeleidden we ze in het werken met Microsoft Teams
Uitdaging Van Gogh Museum
Voor de migratie naar Microsoft 365 sloegen de medewerkers van het Van Gogh Museum alle documenten op lokale netwerkschijven op. Na verloop van tijd werd het aantal mappen zo groot en de mappenstructuur zo complex, dat het steeds lastiger werd om de juiste bestanden te vinden.
Ook bemoeilijkte het de samenwerking in multidisciplinaire teams, omdat niet alle teamleden over de rechten beschikten om bestanden te openen en te bewerken. Het grootste struikelblok was het samenwerken in één bestand. In de oude situatie werden bestanden naar elkaar gemaild, waarbij soms onduidelijkheid ontstond over de actuele versie.
Als speerpunten voor het project benoemde het Van Gogh Museum dan ook het uitbreiden van de mogelijkheden om tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk te werken; het bevorderen van online samenwerking in een veilige en betrouwbare omgeving, document management en kennisdelen en (meer) standaardisatie, ook vanuit het oogpunt van beheer en beheersing van risico’s.
Customer Success-aanpak HSO
Het Van Gogh Museum koos voor HSO (voorheen Motion10) als partner op basis van onze Customer Success-aanpak. Het museum vindt dat technologie er voor mensen is en niet andersom. Dit zagen zij in onze aanpak, waarin de medewerkers vanaf het begin centraal staan, zeer sterk terug. Tijdens het project bij het Van Gogh Museum betrokken we de medewerkers al ruim voor de uitrol van het kleinste stukje technologie. Via onder meer interviews, workshops, themasessies en een enquête kregen we een goed beeld van de wensen en behoeften van de medewerkers.
Focus op teams
In overleg met het projectteam van het Van Gogh Museum, kozen we bij de uitrol van het Microsoft 365-platform binnen het museum voor een focus op Teams. Met Teams op de voorgrond, aangevuld met SharePoint en OneDrive, kon het museum de medewerkers het beste in staat stellen efficiënt en flexibel samen te werken. Tijdens het project bleek de focus op Teams al snel om nog een reden essentieel: de uitbraak van corona. Daarom moest het Van Gogh Museum – met Teams – meteen omschakelen naar volledig thuiswerken. In eerste instantie rolden we de chat- en belfunctie van Teams versneld uit, waarna de rest van de online samenwerkingsomgeving volgde.
Online begeleidingsprogramma via Teams
Onder ‘normale’ omstandigheden zijn onze consultants veelvuldig fysiek bij onze klanten aanwezig om de medewerkers te begeleiden in het gebruik van de nieuwe technologie. Door de plotselinge omschakeling naar volledig thuiswerken, vond bij het Van Gogh Museum het begeleiden van de medewerkers in het werken met Teams volledig online – via Teams – plaats. Daarentegen was dit online begeleidingsprogramma een ideale mogelijkheid om de medewerkers kennis te laten maken met de toegevoegde waarde van Teams in de praktijk.
“De mensen van HSO met wie we tijdens het project hebben samengewerkt waren verschillende persoonlijkheden met uiteenlopende kennis en vulden elkaar goed aan. Samen met onze mensen, zowel uit de techniek als de business, hebben we dit project als één team succesvol afgerond. Aan het einde van het project voelden de Motion10’ers net als échte collega’s.”
Vier speerpunten binnen Customer Success-aanpak
Om de gezamenlijke projectdoelstelling van efficiënt en flexibel samenwerken voor alle medewerkers te realiseren, kozen we in overleg met het projectteam van het Van Gogh Museum voor vier speerpunten binnen onze Customer Success-aanpak:
Doelstelling project binnen een jaar gerealiseerd
Met onze Customer Success-aanpak hebben wij het Van Gogh Museum digitaal verhuisd naar de Microsoft 365-cloud en alle medewerkers van het museum – via Teams – begeleid in het werken met Teams. Het project is afgerond en de medewerkers van het museum werken samen in Teams-omgevingen voor hun afdelingen, projectteams en overige samenwerkingsverbanden.
Doordat ze al hun persoonlijke documenten opslaan en bewaren op OneDrive, zijn de lokale netwerkschijven uitgefaseerd. Daarmee hebben het Van Gogh Museum en HSO de gezamenlijke doelstelling van het project, alle medewerkers in staat stellen efficiënt en flexibel samen te werken, binnen een jaar gerealiseerd.
Marianne Peereboom, Senior Project Manager bij Van Gogh Museum:
“Een belangrijke succesfactor van dit project was de laagdrempeligheid van de consultants van HSO voor onze medewerkers. Van de vele online 1-op-1-sessie’s die hebben plaatsgevonden tot de grote hoeveelheid beantwoorde vragen in Het Gele Huis; onze medewerkers geven aan de begeleiding in het werken met Teams door HSO als prettig en leerzaam te hebben ervaren.”
Meer weten over customer success?
Het succes van IT-projecten voor een organisatie wordt allang niet meer bepaald door alleen de technologie. Sterker nog, meestal wordt het succes bepaald door het dagelijks toepassen van de nieuwe techniek door de medewerkers van de organisatie. Tegenwoordig is geen IT-project compleet als adoptie en verandermanagement daar niet vanaf het begin onderdeel van zijn.
Vrijblijvend adviesgesprek aanvragen
Meer weten over Microsoft Teams? Microsoft Teams is veel meer dan een vergadertool. Het is hét platform waarbinnen iedereen zijn dagelijkse werkzaamheden kan uitvoeren: Microsoft Teams als Digitale Werkplek! Meer weten over Microsoft Teams?