Lees meer
Klantverhalen in de spotlight
Sparck Technologies binnen 6 maanden live met Dynamics 365 ERP
Dankzij een unieke aanpak, duidelijke randvoorwaarden en een dosis Friese nuchterheid en daadkracht, kon Sparck Technologies zelfs nog voor de gestelde deadline beschikken over een volledige operationeel ERP systeem op basis van Dynamics 365.
Een complete Dynamics 365 ERP implementatie in 6 maanden? HSO pakt de handschoen op
Een ERP-implementatie bij een high-tech productiebedrijf in 6 maanden realiseren? Onmogelijk, was de eerste reactie van HSO toen we dit bijzondere verzoek kregen. Het tegendeel bleek waar. Dankzij een unieke aanpak, duidelijke randvoorwaarden en een dosis Friese nuchterheid en daadkracht, kon Sparck Technologies zelfs nog voor de gestelde deadline beschikken over een volledige operationeel ERP systeem op basis van Dynamics 365.
Kees Oosting, CEO bij Sparck Technologies en HSO collega’s Otto Buurman, Enterprise Solution Architect en Erik Joosen, Lead SCM Consultant blikken terug op dit bijzondere project.
Een volledige carve-out
Sparck was decennialang onderdeel van het Franse beursgenoteerde Quadient, maar in 2021 werden de verpakkingsactiviteiten binnen Quadient verkocht, waardoor Sparck weer een zelfstandig MKB-bedrijf werd.
Kees: “Van origine zijn we een doorwrocht technisch, producerend bedrijf en werden zaken als sales, marketing en inkoop centraal vanuit Parijs geregeld. Nu zijn we hier zelf verantwoordelijk voor, wat betekent dat we als organisatie nog behoorlijk in transitie zijn.
Bij de ontvlechting van het Franse moederbedrijf kwam ook het vraagstuk van de carve-out van onze IT-systemen naar voren, waaronder CRM en ERP. Voor CRM gebruikten we Salesforce en voor de productieomgeving werkten we met SAP. We hebben uiteraard verschillende applicaties onderzocht. Willen we door met SAP, kiezen we voor Infor of Microsoft Dynamics? SAP viel af, omdat ze continue de deur openhielden voor maatwerk, aanpassingen en speciale verzoeken. Maar dat wilden we juist niet. Het team werd vrij snel enthousiast over Dynamics 365, dus toen kwam het aan op het kiezen van de juiste partner.
We wilden in elk geval een implementatiepartner met internationale ervaring en allure en die daadwerkelijk internationaal aanwezig is. Dus daar kwam HSO goed naar voren. Maar uiteindelijk waren het de mensen van HSO die voor ons absoluut het verschil maakten. De consultants lieten zien dat ze onze processen begrijpen en weten hoe een productiebedrijf werkt, hoe logistiek werkt.”
Een high-tech start-up met een rijke historie
Sparck Technologies, opgericht in 1924 in Drachten, ontwierp en fabriceerde 's werelds eerste automatische klompenmaakmachine. Bijna een eeuw later zit innovatie en automatisering nog altijd diep in het bedrijf verankerd. Met de opkomst van e-commerce is Sparck begonnen met het ontwerpen en fabriceren van automatische verpakkingsmachines voor online retailers.
Met behulp van 3D scanning technologie maken, sealen en labelen deze op maat gemaakte geautomatiseerde verpakkingsmachines in slechts enkele seconden een perfect passende verzenddoos voor elke unieke bestelling. De machines maken tot wel 1.100 verpakkingen per uur.
Een gezamenlijke visie en aanpak
Kees vervolgt: “HSO begreep heel goed wat we nodig hadden, maar dacht in eerste instantie het project toch niet te kunnen realiseren binnen de zeer beperkte tijd. Ik was ervan overtuigd dat het kon, maar wel met een hele duidelijke visie en onder zeer specifieke voorwaarden.
Zo wilden we geen euro uitgeven aan maatwerk. En dat hebben we uiteindelijk ook niet gedaan. Alles is standaard, en wat dat betreft is Dynamics 365 al een enorm rijke oplossing. Een tweede belangrijke voorwaarde waren voor ons de mensen, het team. Ik heb bij ons vier key users volledig vrijgemaakt en hen echt de verantwoordelijkheid gegeven om dit project tot een succes te maken.
Lang verhaal kort: nadat we duidelijke afspraken hadden gemaakt over de scope zijn we aan het werk gegaan. Uiteindelijk is er zelfs meer geïmplementeerd dan we op voorhand hadden vastgelegd. We hebben ons tijdsdoel royaal gehaald, zonder dat mensen weekenden moesten doorwerken, en we zijn ruim binnen ons budget gebleven.”
'Een ERP-project is als een nieuwe auto'
Kees: “Een belangrijke succesfactor voor dit project was absoluut het commitment van onze kant en vanuit HSO. We hebben een heel goed team samengesteld dat met elkaar kan samenwerken onder het motto ‘afspraak is afspraak’.
Daarnaast zijn eenvoud en focus op het primair proces cruciaal. Daarom hebben we HSO gevraagd om voorschrijvend te zijn. Hierbij maak ik graag de analogie met auto’s. Als ik een nieuwe auto koop, hoef je me niet vertellen waar de auto voor bedoeld is. Je hoeft me alleen maar uit te leggen hoe die werkt en waar de knopjes voor dienen. Aan de primaire functie van de auto is immers niets veranderd. Zo bevat het hart van het ERP systeem nog steeds de processen die ik bij mijn allereerste implementatie ooit inrichtte. Onze SAP-auto was in de basis heel goed, maar wel 20 jaar oud. Nu hebben we een fancy nieuwe auto – en de nieuwe mogelijkheden moet je zeker omarmen – maar je moet vooral een partner hebben die ons heel goed de gebruiksaanwijzing ervan kan uitleggen.”
‘Zeggen wat je doet en doen wat je zegt’
Over de samenwerking met HSO is Kees zeer te spreken. “Het commitment en het feit dat HSO de handschoen van deze ‘onmogelijke opdracht’ heeft opgepakt is kenmerkend voor de organisatie. Ervoor gaan en de schouders eronder. Wat dat betreft past HSO goed bij de cultuur van Sparck: afspraak is afspraak, zeggen we je doet en doen wat je zegt.”
Het HSO-team blikt terug
Vanuit HSO waren onder meer Otto Buurman, Enterprise Solution Architect en Erik Joosen als Lead SCM Consultant deel van het projectteam. Beiden kijken met een zekere trots terug op het project.
Otto: “Normaliter nemen we voor een ERP implementatie bij een productiebedrijf minimaal een jaar tot achttien maanden. Een productiebedrijf in 6 maanden implementeren leek dan ook een onmogelijke opgave. Daar moesten we goed over nadenken.
Om het project succesvol te laten zijn, hadden we absolute focus nodig. Daarom werkten we met het team, zeker in de eerste periode, uitsluitend vanuit onze team kamer in Veenendaal. We werkten met sprints van drie weken en in de vierde week kwam het team van Sparck naar ons toe om te testen en om de volgende sprint voor te bereiden.”
Erik vult aan: “Om de communicatie zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, sprak het team af dat slechts twee consultants, één voor Operations en één voor Finance, het aanspreekpunt zouden zijn voor het team van Sparck en de aansturing voor het team van HSO. Dat was wennen en met tijden intensief, maar het zorgde uiteindelijk voor minder afleiding en ruis. Zo konden we continu snel schakelen.”
"Ons werd gevraagd om niet zozeer voorstellend, maar voorschrijvend te zijn. Op basis van de standaard hebben we bepaald hoe het minimale systeem eruit zou moeten zien.”
Scherpe focus en goede samenwerking
Otto: “Natuurlijk was het spannend. Na de inrichting dreigde datamigratie een bottleneck te worden. Het team van Sparck was zowel verantwoordelijk voor de datamigratie, voor testen en voor training. We hebben toen de datamigratie prioriteit gegeven en dat bleek de goede keus. Uiteindelijk is Sparck bijna geruisloos live gegaan. De after-care die we hadden opgelijnd bleek nauwelijks nodig.”
Erik: “Duidelijke randvoorwaarden en afspraken hebben sterk aan het succes van dit project bijgedragen. Deze hebben mede gezorgd voor een scherpe focus en goede samenwerking binnen het team. Deze case leek in eerste instantie onhaalbaar, echter tijdens onze verkenning, kantelde dit naar een uitdaging. Mede doordat we de scope gezamenlijk stevig hebben aangescherpt."
Otto: “ERP is operationeel, draait goed en inmiddels zijn we bezig met voorbereiding voor Field Service. Ook dat willen we op basis van onze best practices en standaard Dynamics 365 Service software implementeren.”
"Dit project laat zien dat een standaardimplementatie op basis van best practics uitstekend kan werken. Immers vanuit onze ervaring weten we hoe het werkt in een productiebedrijf en hoe de software de processen het beste kan ondersteunen.”
Lees meer
Over Carve-Outs, Cloud Strategy en Architectuur
Neem contact met ons op
HSO is verantwoordelijk voor de complete digitale transitie van Sparck. Naast de carve-out van de werkplekken, Outlook, Teams en SharePoint, volgden CRM en ERP. De volgende stap is de implementatie van Field Service. Meer weten over onze carve-out expertise? Neem gerust contact met ons op.