Meer efficiency en werkplezier bij Rutgers

Met plezier en trots presenteren wij het MotionTogether-project van 2022: de capaciteitsplanning- en rapportagetool voor Rutgers. Een bevlogen HSO-team werkte het afgelopen half jaar kosteloos aan dit uitdagende MVO-project. Het resultaat volgens Marc Faber, manager bedrijfsvoering bij Rutgers: “Meer efficiëntie en werkplezier, minder frustratie en werkdruk. Wat een fantastisch cadeau!”

Rutgers zet zich in voor seksuele gezondheid en rechten voor iedereen, wereldwijd. De organisatie doet (inter-)nationaal onderzoek, deelt kennis en voert campagnes, vanuit de overtuiging dat we allemaal de baas zijn over onze eigen seksualiteit. Geen al te ingewikkelde bedrijfsvoering zou je misschien denken: er komt geld binnen van donoren en dat gebruik je om projecten te draaien. Toch is het in de praktijk net even anders. Donoren stellen zeer strenge eisen aan de besteding en verantwoording van de gelden. Zij geven restricties aan uurtarieven, stellen grenzen aan overnachtingskosten, bepalen welk percentage ziekteverzuim verrekend mag worden. Marc Faber: “Tot het laatste cijfer achter de komma moeten we alles wat we uitgeven verantwoorden. Elke donor heeft daar z’n eigen eisen voor. Als je dan bedenkt dat we jaarlijks 50 tot 60 projecten hebben, waarop we ongeveer 135 mensen moeten indelen op een veelheid aan functies, begrijp je dat wij snakten naar een geautomatiseerd systeem.”

Meer in control komen

Om binnen de totale begroting de capaciteitsplanning op orde te krijgen, gingen er voorheen ieder jaar duizenden mails heen en weer tussen de programmamanagers, lijnmanagers en financial controllers, om uiteindelijk te komen tot één master-Excelbestand met de jaarplanning. Dan begon de gigantische puzzel om alle projecten te voorzien van de juiste (hoeveelheid) medewerkers en te zorgen dat elke medewerker aan z’n declarabele uren komt. Elke mutatie werd handmatig ingevoerd en de consequenties van wijzigingen werden via mail teruggekoppeld aan de programmamanagers. “De werkdruk bij Finance was heel groot en er waren binnen Rutgers maar twee mensen die de capaciteits-Excel beheren”, vertelt Marc. “Dat was te kwetsbaar. We wilden heel graag meer in control komen bij dit belangrijke proces en minder tijd kwijt zijn aan administratieve rompslomp.”

In de Power App zien de programmamanagers in één oogopslag alle programma’s, de onderliggende projecten en de daarbij behorende budgetten. Zij zien welke rollen er binnen de projecten te vervullen zijn en kunnen de medewerkers daarop inplannen. Ook is direct zichtbaar wat per medewerker de uurtarieven zijn, de declaratiepercentages, beschikbare uren, etc. Bij te veel ingeplande uren gaat het sein op rood en per project is exact te zien hoeveel budget er nog is en of er vacatures zijn. Marc Faber: “Voor onze programmamanagers betekent de uren-app een ongelooflijke verbetering. Zij hadden in de oude situatie regelmatig het gevoel dat ze in dichte mist moesten sturen. Nu zien ze direct wat het effect is van elke invoer. Dat geeft inzicht en rust, ook voor de lijnmanagers die realtime inzicht hebben in de capaciteit van hun teamleden. Eens per week lezen we de gegevens uit de Power App bovendien handmatig in in Synergy, zodat ook de medewerkers up-to-date blijven als het gaat om de realisatie van uren per project.

Professionalisering finance omgeving

De geautomatiseerde capaciteitsplanning maakt de weg vrij naar verbetering van rapportage en forecasting. Met Power BI is het mogelijk op elk moment rapportages uit te draaien en data helder te visualiseren. Het totaaloverzicht is beschikbaar, maar er kan ook gerapporteerd worden op het niveau van programma’s, budgetten of medewerkers. Meer inzicht met minder moeite dus, voor alle stakeholders: programmamanagers, lijnmanagers én de mensen van finance & control. “Voor de afdeling finance gaat deze digitaliseringsslag ongetwijfeld verlichting geven”, stelt Marc. “De werkdruk op die afdeling is enorm, met name omdat de capaciteitsplanning grotendeels handmatig verliep, en controle dus een monnikenwerk was, met risico op fouten. Dankzij HSO hebben we onze finance-omgeving kunnen professionaliseren. Ik verwacht dat de werkdruk daarmee afneemt, en er ook minder uitval en verloop zal zijn.”