Power Platform als contactdoos voor de stekkers van Rituals

Vanuit het Rituals-hoofdkantoor in Amsterdam worden duizend winkels over de hele wereld bevoorraad. Alleen items voor styling en merchandise - zoals tasjes, testers en magazines bij de kassa – worden niet centraal beheerd. Kai: “We wilden dat winkeliers die items weer zelf kunnen bestellen en tegelijk kunnen zien welke producten vanuit het hoofdkantoor naar de winkel gepusht worden. Omdat die items maar een klein deel van het assortiment zijn, zochten we een efficiënte en niet zo heel dure oplossing.”

HSO onderzocht de winkelsituatie en de haalbaarheid, en keek ook naar standaardoplossingen. “Soms bieden wat slimme aanpassingen van bestaande applicaties uitkomst”, weet Teus, die vanuit een niet-commercieel oogpunt adviseert. “In dit geval was het proces zodanig uniek dat we keken naar low code-oplossingen buiten het ERP-systeem om. Dan komt Power Platform al snel om de hoek kijken.”

Binnen het Power Platform bestaat de mogelijkheid om Power Apps te ontwikkelen. Die leidde tot de op maat gemaakte B2B Store applicatie. Daarmee kunnen winkeliers het gewenste item scannen en aantallen invoeren; via de achterkant wordt een inkooporder verzonden. De items worden als één bestelling gebundeld met andere inkomende producten. Teus: “Je hebt een kloof en die dicht je met een stukje software; de app sluit aan op wat er al is en verbetert zo de interne bedrijfsprocessen.”

Kai: “We hadden al de stekkers met informatie en zochten enkel nog naar een ‘centraaldoos’, die dat alles laat samenkomen. Wat mij bevalt, zijn de snelheid en flexibiliteit waarmee de apps tot stand komen.” Teus vult aan: “Dat je in heel korte tijd een opzichzelfstaand iets kunt bouwen, is de kracht van Power Apps.”

Die snelheid is van belang voor Rituals, waardoor HSO ook een stuk experimenteler te werk moet gaan. Teus: “We hadden de neiging om altijd alles eerst helemaal scherp te krijgen. Bij Rituals is het: begin maar gewoon. En dat was even wennen.”

Met Power Apps vertaal je al snel de vraag van een klant naar iets tastbaars: een design, een scherm, knoppen. Teus: "Dat helpt heel erg in de beleving van de klant. Gaandeweg zie je steeds meer details en bouwt het zich op tot iets dat de eisen afdekt. Omdat je de klant snel confronteert met hoe iets eruit gaat zien, krijg je enthousiasme. ‘Maar als dat kan, dan...’ Het gaat dan echt leven.” Dat enthousiasme vertaalt zich in meer Power Apps voor Rituals. Zo is er een ‘promotie app’ in productie, die promotiedata automatisch inzichtelijk maakt en daarmee het handmatige en foutgevoelige beheer in Excel een halt toeroept. Kai: "Dat je zo makkelijk tot oplossingen komt, is een voordeel."

“Het enige nadeel is dat je niet te veel op Power Apps moet voortborduren, want de apps moeten echt een add-on zijn en geen losstaande systemen worden. Als dat laatste wel het geval is, dan zou er iets vergelijkbaars op de markt moeten zijn dat hetzelfde doet.”

HSO en Rituals begonnen hun samenwerking jaren geleden: bij het implementeren van het vorige ERP-systeem. Inmiddels trekken ze op als partners en is er binnen HSO een vast team dat zich met Rituals bezighoudt. Kai: “Dat HSO-team weet heel goed wat wij als Rituals nodig hebben. Je merkt dan ook dat er een bepaald vertrouwen aanwezig is in de samenwerking, waardoor je weinig vingerwijzingen krijgt. We werken met z’n allen aan een oplossing; we vliegen het als één team aan. Als iets niet uitpakt zoals van tevoren gedacht, dan zijn we er met z’n allen bij geweest.” Teus beaamt de woorden van zijn collega, en vult aan: “Het is gewoon gaaf om zo samen te werken, samen te ontdekken en tot oplossingen te komen."