Heras: ‘Blijf verbonden met medewerkers die werken op afstand’

Nauwe verbondenheid en down to earth: zo omschrijft Kristel Ignoul, chief human resource officer bij Heras, de kern van hun bedrijfscultuur. Zoals veel bedrijven stapten zij noodgedwongen mee in de digitale sneltrein, vanwege de pandemie. ‘Werken’ transformeerde van op kantoor naar thuis via virtuele kanalen. Inmiddels zijn we een tijd verder. Wat deed de digitalisering met hun bedrijfscultuur? En hoe staat het met de nauwe verbondenheid onder medewerkers?

Werken op afstand via Office 365

Vanaf de start van de crisis werkten alle medewerkers van Heras thuis. Ineens werken op afstand betekent communiceren en digitale kanalen (her)uitvinden. Kristel: “De eerste uitdaging waar we tegenaan liepen, was het gebrek aan systemen om ervoor te zorgen dat dit gestroomlijnd liep.” Gelukkig was de omschakeling naar Microsoft Office 365 voor de Nederlandse vestigingen gepland en hielp dit enorm. Daarnaast kregen alle medewerkers een gloednieuwe laptop.

Toch is het is niet de techniek die de verbondenheid sterk houdt, maar wat je ermee doet, vertelt Kristel. “Iedere afdeling zocht zijn manier om hiermee om te gaan. De meeste afdelingen organiseerden een aantal Teams-meetings per week met het hele team, afdeling en verschillende subteams. Om zo de lijnen kort te houden, de stand van zaken door te spreken en bij te springen waar nodig.”

Om een te veel aan meetings te voorkomen, gaven ze richtlijnen voor het inplannen van de vergaderingen. Medewerkers hadden hun agenda’s soms ermee volgepropt, zonder genoeg pauze. Met de richtlijnen hebben ze nu voldoende ruimte om even tot adem te komen.

Door deze inzet verliep de digitale transformatie smooth bij Heras. “We zochten naar een middenweg waarmee we iedereen tegemoetkwamen. Met de digitale én fysieke werkplek. Daar waar nodig namen medewerkers een bureaustoel en een scherm mee. Ook kregen zij een overload aan tips met aandachtspunten. Denk aan de perfecte hoogte van het bureau en hoe je thuis structuur houdt in je werk.”

Sommige medewerkers omarmen de situatie en willen niet meer terug. Zij voelen zich productiever en ervaren een positieve verandering. Andere medewerkers gaan op een ander tempo mee in de veranderingen. Hiervoor was extra aandacht. “Zo bieden leidinggevenden een helpende hand in de vorm van dagstart-calls en delen zij handvatten om het werk efficiënter in te richten.”

Digitale ontmoetingen maken het contact een stuk rationeler, vertelt Kristel. “Het sociale gesprek wordt korter en je stapt veel sneller over op het zakelijke doel van een meeting. Dit heeft als voordeel dat het de werkvloer professionaliseert, het nadeel dat medewerkers de fun missen.” Het informele raakt snel zoek, stelt Kristel. “Je moet met je medewerkers actief aan de sociale connectie werken.”

Heras organiseerde van alles om de banden sterk te houden. In het Verenigd Koninkrijk is er maandelijks een sociale online-activiteit georganiseerd. Een quiz, een thema-meeting. In Nederland was er een grote bingoavond in thema. Zo houden medewerkers plezier in hun werk en blijft de feeling met het bedrijf sterk.

Hybride werken: the way to go

Kristel: “Toch blijft een lange tijd volledig thuiswerken voor veel mensen een grote uitdaging. Collega’s schakelen moeilijker af, de lijn tussen werk en privé vervaagt en de disconnectie met het bedrijf wordt groter. Mits je hier niet de benodigde aandacht insteekt. Echter, alle dagen op kantoor werken is helaas geen optie door de pandemie. Dus is hybride the new way to go voor de toekomst.

Na de pandemie slaat Heras een nieuwe weg in. Er ligt een thuiswerkbeleid klaar. Mensen komen dan weer minimaal drie dagen naar kantoor, om medewerkers het beste van twee werelden te bieden. De juiste balans tussen thuis en kantoor, face-to-face-gesprekken en professionele online vergaderingen en de efficiëntie van werken op afstand.