Succesvolle carve-out en cloud transitie bij Heras

Heras is een bekend pan-Europees bedrijf gespecialiseerd in oplossingen voor perimeterbeveiliging. In 2019 werd Heras een onafhankelijke onderneming waardoor alle bedrijfsapplicaties, gebruikt door meer dan 1.100 werknemers in acht landen, worden afgesplitst van de voormalige moedermaatschappij en moest het bedrijf een eigen IT-landschap en roadmap ontwikkelen. Diana Stan, digital transformation manager bij Heras, was verantwoordelijk voor het managen van deze carve-out, samen met HSO. Diana en Paul Vos, Director Cloud Transformation bij HSO, vertellen meer over het project, de uitdagingen en de successen.

Toen Heras onfhankelijk werd, werd duidelijk dat de carve-out van de IT-systemen en infrastructuur een uitdaging zou worden. In korte tijd moest het complete IT-landschap, opgebouwd in 25 jaar tijd, worden ontvlochten, gemigreerd en getransformeerd, inclusief bedrijfskritische applicaties, zoals SAP en NAV. Heras en HSO zijn deze uitdaging samen aangegaan.

Paul: “In plaats van een traditionele ‘lift & shift’-aanpak, waarbij je de bestaande applicaties meeneemt en migreert naar een cloudomgeving, zagen we mogelijkheden om verschillende applicaties te transformeren en te vervangen door betere oplossingen.”

Diana: “Wij zagen deze carve-out als een kans om ons landschap en applicatieplatform te transformeren en te moderniseren. Samen met HSO ontwierpen we een nieuwe, cloudgebaseerde architectuur, inclusief de moderne werkplek. In deze carve-out hebben we vier belangrijke elementen benoemd: 1. Vervang het netwerk, de hardware en infrastructuur. 2. Migreer iedereen naar Office 365. 3. Verplaats al onze data, bestanden van onze vroegere file-shares naar Teams, in de cloud. 4. Verplaats alle bedrijfsapplicaties naar de cloud.”

COVID-19 als versneller van het project

Het carve-out-project vond plaats in een uitdagend jaar. Dit zagen we echter als een kans. Het team kon overstappen op remote werken en uiteindelijk werkte de pandemie als een versneller van het project. Diana: “De uitvoering van het project vond plaats middenin de COVID-19 pandemie. Wat eigenlijk in ons voordeel bleek te zijn. Omdat iedereen op afstand moest werken, werden online toegang tot data en applicaties en gebruiksvriendelijke vergadertools een must have. Vóór de carve-out hadden alle afdelingen hun eigen systemen en routines, wat niet erg efficiënt was, zeker toen iedereen van thuis uit ging werken. COVID-19 heeft de invoering van Office 365, Microsoft Teams en de Microsoft Modern Workplace dus zeker ondersteund en versneld.”

Heras greep de carve-out aan als een kans om het volledige applicatieplatform te moderniseren, inclusief de invoering van de moderne werkplek. Het creëren van een moderne, cloudgebaseerde werkplek voor alle medewerkers is een eerste stap in de digitale transformatie. Het team realiseerde zich echter al snel dat om te profiteren van alle mogelijkheden, een strategie voor change management essentieel is.

Diana: “Uiteindelijk is het doel van de invoering van een moderne werkplek om mensen efficiënter te laten werken en ze meer verantwoordelijkheid te geven om hun werk op hun eigen manier in te richten. Nu de carve-out voltooid is, moeten we ervoor zorgen dat we het momentum niet verliezen en de eindgebruikers bij de hand nemen. Daarom is communicatie essentieel en is een strategie voor change management cruciaal voor het succes van deze transitie. We kozen ervoor om te werken met ‘champions’, oftewel key-users in elk team, die de eerste lijn support voor andere gebruikers vormden. Zij konden ook fungeren als een soort filter voor de vragen, problemen en klachten die mensen zouden kunnen hebben.”

Alle betrokken partners aansturen en op één lijn brengen

Diana: “Natuurlijk zijn we onderweg ook obstakels tegengekomen. Het was geen gemakkelijke taak om de volledige buy-in van de business te krijgen, maar ook de migratie van onze legacy bedrijfsapplicaties was uitdagender dan we vooraf dachten. We moesten er absoluut zeker van zijn dat dit op een veilige en betrouwbare manier gebeurde.”

Paul voegt toe: “Het migreren van alle bedrijfskritische applicaties en integraties naar de cloud, zoals SAP op Azure, betekende dat we alle partners van Heras moesten betrekken en op één lijn brengen. Een essentieel onderdeel van onze taak was het beheren en coördineren van de integratiepartners. We hebben ongeveer acht van deze vrij ingewikkelde bedrijfsapplicatie-migraties gedaan, waarbij alle partners op één lijn moesten zitten en moesten samenwerken. Dat vergde veel voorbereiding, dashboards, scenario’s, testen enzovoort. We zijn er trots op dat deze samenwerking goed is verlopen en we de carve-out op tijd hebben kunnen realiseren.”

De carve-out was een behoorlijk veeleisend project, niet alleen vanwege de tijdsdruk maar ook vanwege de potentiële risico’s rondom bedrijfskritische legacy applicaties. HSO ging de uitdaging graag aan. Diana: “We kozen voor HSO omdat het team opviel door hun bereidheid om buiten de gebaande paden te denken. HSO deelde ook onze ambities om binnen een kort tijdsbestek op te leveren en volgens de hoogste kwaliteitseisen. De flexibiliteit van het team, in de verkoop- en opstartfase en tijdens het project, was een belangrijke succesfactor.

HSO zorgde voor een sterke projectmanager, die gericht was op transparantie en communicatie, wat zeker nodig was vanwege onze strakke deadline. De kwaliteit van de engineers die HSO leverde was zeker een selling point. Voor mij was de juiste technische ondersteuning essentieel om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Het was geweldig om te ervaren dat de betrokken mensen van Heras en van HSO echt als één team samenwerkten.

Na de carve-out ligt mijn focus nu op nazorg, optimalisatie van de applicaties maar ook verdere adoptie en training. Ik kijk uit naar de voortzetting van onze samenwerking met HSO!”