Het datakwaliteitprogramma van GS1 Nederland is klaar voor de toekomst

GS1 Nederland is een standaardisatie-organisatie. Als onafhankelijke non-profit organisatie beheren en ontwikkelen zij internationale standaarden voor de identificatie, het vastleggen en delen van gegevens. In de sector levensmiddelen en drogisterijen werken zij aan het ordenen en bewaken van productinformatie. Dit gebeurt in de GS1 Data Source. Zo zijn supermarkten, drogisterijen, consumenten en nog veel meer bedrijven verzekerd van complete up-to-date productinfo.

Dit alles gebeurt door middel van het datakwaliteitprogramma. Achter dit programma zit een controlesysteem dat ervoor zorgt dat de data gestroomlijnd wordt. Dat groeide inmiddels uit zijn jasje. Aan HSO de taak een nieuw systeem te ontwerpen.

Het datakwaliteitprogramma van GS1 Nederland draait voor bedrijven binnen de sector levensmiddelen en drogisterijen. Ze werken voor en met bedrijven zoals Albert Heijn, Heineken en Jumbo. Deze brede horizon en de constante groei van GS1, vragen om een grote draagkracht van het achterliggende systeem. En een sterke ruggengraat achter de eindeloze datastroom. Het controlesysteem versterken was dan ook wens van GS1. En dit werd het nieuwe project van Sebas van Zundert, projectmanager bij GS1.

Sebas: “In de afgelopen vijf jaar is ons huidige datakwaliteitprogramma organisch gegroeid. Door deze extensionele groei werd het systeem onoverzichtelijk voor de deelnemers. En de data performance was niet meer optimaal. Daarnaast was de stabiliteit van het platform niet meer gegarandeerd. Dat moest dus anders: het datakwaliteitprogramma moest simpeler en betrouwbaarder.”

Tijd voor een nieuw jasje

Het bestaande systeem vroeg dus om een stabieler redesign. Met deze vraag stapte Sebas naar HSO. “We zochten een architect om onze interne projectgroep aan te vullen”, vertelt de projectmanager. “Wat eruitzag als een relatief kleine hulpvraag bleek echter het tipje van de sluier.” De schaalbaarheid bleek namelijk een voorbijgelopen hoeksteen in het project. Je wilt na een aantal jaar niet opnieuw aan de tekentafel staan omdat het systeem de groei opnieuw niet aankan.

"In de afgelopen vijf jaar is ons huidige datakwaliteitprogramma organisch gegroeid" vertelt Sebas. Door deze extensionele groei werd het systeem onoverzichtelijk voor de deelnemers. En de data performance was niet meer optimaal. Daarnaast was de stabiliteit van het platform niet meer gegarandeerd. Dat moest dus anders: het datakwaliteitprogramma moest simpeler en betrouwbaarder. We zochten een partner die de duurzaamheid van het systeem waarborgt. Iemand die bepaalt hoe het systeemlandschap eruitziet en hierbij een passend technisch ontwerp creëert. Alles moet in balans zijn. Die vertaling maakte HSO."

In eerste instantie begon GS1 met een klein intern team aan het optimaliseren van het bestaande systeem. Maar het project vroeg om een grotere aanpak. “HSO keek naar het bredere perspectief. Architect van HSO Wilco Blom adviseerde vanaf de start meteen een toekomstbestendige oplossing. Dat was een belangrijk kantelpunt in het project.”

GS1 besloot het structureel anders aan te pakken. HSO kreeg de volledige teugels in handen. Vervulde niet alleen de architectenrol maar breidde het team uit met haar developers. Zij doken in de technische schaalbaarheid en de vormgeving. En het volledige landschap van het nieuwe systeem achter het datakwaliteitprogramma.

Daarnaast besloot HSO voor de bouw van het systeem het complete beeld uit te schetsen. Het uitgestippelde pad, tackelde mogelijke problemen al op voorhand. De looptijd kwam vervolgens uit op anderhalf jaar opperste paraatheid. En een alles-voor-de-beste-uitkomst mentaliteit.

“HSO leverde kundige teamleden die net dat extra stapje zetten. Zelfs in de avonduren voor de deadline stond het team klaar voor de puntjes op de i. Ze deden er alles aan om het af te krijgen en op tijd live te gaan.” – Sebas van Zundert

Het team voelde als een eenheid waarbinnen de communicatie gestroomlijnd liep, stelt de projectmanager: “In een pandemietijdperk waarin communicatie vooral digitaal verloopt, is dat erg knap.”

De perfect fit

Het project vloeide voort in een systeem op maat van de welbekende Microsoft Dynamics componenten. In anderhalf jaar tijd werd er een schaalbaar, stabieler controlesysteem voor het datakwaliteitprogramma neergezet. Eén die de tand des tijds doorstaat en is bestand tegen veranderingen in de markt. En die GS1 Nederland grotendeels zelf de beheerdersvrijheid geeft.

Het nieuwe controlesysteem staat inmiddels als een huis. De deelnemers van GS1 die werken aan datakwaliteit treffen een overzichtelijke online omgeving. De nieuwe gebruikswijze is kraakhelder gecommuniceerd naar de markt. Denk hierbij aan uitleg via Webinars en video’s over het nieuwe systeem.