Gemeente Utrecht: goed vindbare informatie zorgt voor meer werkplezier
De Gemeente Utrecht stapte over naar een Microsoft Cloud-omgeving, waardoor data beter vindbaar werd, medewerkers efficiënter kunnen werken en de veiligheid werd verbeterd. Dit is het verhaal van hun succesvolle IT-migratie.
De gemeente Utrecht had te maken met een compleet versnipperde digitale infrastructuur, waardoor cruciale data moeilijk te vinden was. Erger nog: het ondermijnde het vertrouwen in de kwaliteit van de beschikbare informatie. Dit leidde tot frustratie bij medewerkers. Een geïntegreerde Cloud omgeving was keihard nodig.
Laura te Lintum, Product Owner Digitale Samenwerking van de gemeente Utrecht, blikt met ons terug op de succesvolle migratie van een on-premises naar een Cloud omgeving.
"We werkten met enorm veel applicaties en sloegen data op netwerkschijven op. Hierdoor stond informatie op veel verschillende plekken. Medewerkers konden informatie moeilijk vinden, met alle gevolgen van dien. Het vertrouwen in de beschikbare informatie was laag en men vroeg zich vaak af: werk ik wel met de juiste versie van dit document?" blikt Laura terug.
Werken 3.0
Het was tijd voor verandering. De gemeente besloot tot een grondige modernisering van de digitale infrastructuur. De eerste stap was het programma ‘Werken 3.0’. Door de expertise van IT, facilitair management en HR te bundelen, wilde men medewerkers optimaal ondersteunen. De overstap naar een Microsoft Cloud-platform paste perfect in dit plaatje.
“De geïntegreerde samenwerkingsomgeving en de mogelijkheid om moeiteloos op afstand te werken, waren precies wat we nodig hadden om onze werkplekken te moderniseren en frustraties bij medewerkers weg te nemen,” verklaart Laura de keuze voor Microsoft Cloud-technologie.
Maatwerk migratiestraat
De gemeente kon de overstap niet alleen maken. Laura legt uit: "Binnen ons team zit veel functionele expertise, maar de technische kennis voor een grootschalige migratie ontbrak. Daarom hebben we HSO ingeschakeld. Zij ontwikkelden een maatwerk migratiestraat die zorgde voor veilige en efficiënte data-migratie, conversie van bestanden naar nieuwe formaten, en gestroomlijnd versiebeheer. Mede dankzij deze aanpak konden we naadloos overstappen naar de nieuwe omgeving."
HSO bood niet alleen technische ondersteuning, maar dacht ook mee over de beste manieren om de migratie effectief te laten verlopen. "Zij zijn echte techneuten en duiken diep in de materie, zo komen ze met oplossingen die perfect aansluiten," zegt Laura. "We hebben altijd open kunnen spreken over onze verwachtingen en obstakels. Dit zorgde ervoor dat we snel konden schakelen en problemen effectief konden oplossen."
Veiliger werken in de Cloud
Door de migratie zijn documenten nu centraal opgeslagen en intuïtiever te vinden. De gemeente heeft 30 terabyte aan persoonlijke data overgezet naar OneDrive en een deel van de 90 terabyte aan oude file shares gemigreerd naar SharePoint. "Medewerkers kunnen sneller en makkelijker werken, vinden relevante informatie beter en weten zeker dat deze juist is. De impact is enorm positief," zegt Laura.
Ook op het gebied van veiligheid en compliance heeft de overstap naar de Cloud een positieve impact. De nieuwe omgeving voldoet aan strikte beveiligings- en compliance-eisen, cruciaal voor een overheidsinstantie. Een vaak voorkomende misconceptie bij overheidsinstellingen is dat Cloud omgevingen minder veilig zijn dan on-premises databeheer. Laura zegt hierover: "Cloud wordt gezien als onveilig, maar als je kijkt naar de beveiligingsmogelijkheden in de Cloud versus on-premises, denk ik dat je in de Cloud beter kunt beveiligen."
En dat klopt. Door geavanceerde beveiligingstechnologieën en automatische updates blijf je altijd beschermd. Microsoft biedt 24/7 monitoring en voldoet aan strenge internationale normen. Robuuste disaster recovery-oplossingen en rigide toegangscontroles, zoals 2FA, zorgen ervoor dat gegevens veilig zijn en hersteld kunnen worden.
Agile werken
De gemeente Utrecht en HSO kozen voor een agile werkwijze, ideaal voor complexe projecten zoals datamigratie. In korte, overzichtelijke sprints werd vooruitgang geboekt. "Door agile te werken, konden we snel inspelen op veranderingen en ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zat. De continue voortgang gaf de mogelijkheid om regelmatig feedback te verzamelen en bij te sturen waar nodig," legt Laura uit.
De samenwerking in de teams beviel uitstekend. "De HSO’ers waren volledig geïntegreerd in ons team. Ze waren regelmatig aanwezig bij ons op kantoor, ook bij planningen en overleggen. Dit zorgde voor een naadloze samenwerking, waarbij problemen snel konden worden opgelost,” aldus Laura.
Medewerkers kunnen sneller en makkelijker werken, vinden relevante informatie beter en weten zeker dat deze juist is. De impact is enorm positief.
Medewerkers helpen door te innoveren
Met de succesvolle migratie naar een moderne digitale werkomgeving kijkt Gemeente Utrecht met vertrouwen vooruit. Laura ziet veel mogelijkheden met Microsoft-technologie. “We zijn van plan om nieuwe tools zoals Power Apps, Power Automate, Power BI en Copilot AI effectief te integreren, zodat we onze medewerkers nog beter kunnen ondersteunen. HSO blijft een belangrijke partner in dit traject. Het uiteindelijke doel is een volledig geïntegreerde digitale werkomgeving te creëren die voldoet aan de huidige behoeften van onze medewerkers en toekomstbestendig is,” blikt Laura vooruit.
Weten hoe cloudmigratie bij gemeenten werkt en wat de voordelen zijn?
Ontdek de belangrijkste stappen die nodig zijn en best practices voor een succesvolle transitie naar de cloud.
Waarom kiezen voor cloudmigratie?
- Efficiëntere werkomgeving
- Betere veiligheid
- Kostenbesparing
Klaar om te beginnen?
Meer weten over cloudmigratie bij Gemeenten?
Neem vrijblijvend contact op zodat wij jouw gemeente kunnen helpen bij een soepele migratie.