Lees verder
Uitgelichte Customer Cases
Jeugdbescherming Brabant & Veilig Thuis Oost-Brabant
Ontdek hoe HSO een veilige en efficiënte digitale werkomgeving creëerde voor Jeugdbescherming Brabant & Veilig Thuis Oost-Brabant, met een gestroomlijnd adoptietraject en technologische vernieuwing.
Gestructureerd adoptietraject zorgt voor soepele uitrol nieuwe werkplek
Toen er grote veranderingen in de digitale werkplek en de vervanging van 530 laptops en 500 telefoons nodig waren voor medewerkers bij Jeugdbescherming Brabant en Veilig Thuis Oost- Brabant, werd een goed adoptietraject cruciaal. HSO bood hierin ondersteuning. Met een gestructureerd voortraject van een half jaar, veranderingsstrategie, het uitvoeren van pilots en continu leren, kon de effectieve uitrol uiteindelijk in zeven weken plaatsvinden en de hele organisatie meteen zelfstandig aan de slag gaan.
Veiligheid op 1
Jeugdbescherming Brabant richt zich op kinderen die hulp nodig hebben om veilig op te groeien en Veilig Thuis is er voor advies en ondersteuning rond kindermishandeling en huiselijk geweld voor alle leeftijdsgroepen. Voor de ruim 650 medewerkers van deze twee organisaties draait het werk dus om veiligheid. Er wordt gewerkt met zeer privacygevoelige informatie, dus ook in dat opzicht is veilig werken van groot belang.
De medewerkers zijn vaak op pad en in dit werk is het belangrijk om op locatie bereikbaar te zijn, zeker als er sprake is van een crisissituatie. Inzicht in informatie op hun werklaptop en -telefoon is dan belangrijk om snel te kunnen schakelen en handelen voor het geval dat nodig is.
Tijd voor verandering
Om werkzaamheden efficiënter en veiliger uit te kunnen voeren – met een blik richting de toekomst – besloten Jeugdbescherming Brabant en Veilig Thuis Oost-Brabant dat het tijd was voor een nieuwe digitale werkomgeving. Om dit te kunnen verwezenlijken waren de werklaptops en -telefoons van medewerkers ook aan vervanging toe.
“In 2019 zijn wij overgestapt op Microsoft 365 en bij die uitrol zijn onze medewerkers toentertijd onvoldoende ondersteund”, vertelt Monika Kooij, Communicatieadviseur bij Jeugdbescherming Brabant. “Dit heeft ervoor gezorgd dat er lang niet altijd optimaal gebruik wordt gemaakt van wat Microsoft 365 te bieden heeft. Veilig, gebruiksvriendelijk en locatieonafhankelijk werken kon met de bestaande digitale werkomgeving, werklaptops en -telefoons onvoldoende gerealiseerd worden en daarom is besloten om veranderingen door te voeren.”
De bestaande werkomgeving die bij Jeugdbescherming Brabant en Veilig Thuis Oost- Brabant in gebruik was, kon niet tegelijk met Microsoft Teams gebruikt worden. Dat is lastig in een tijd van hybride werken. Daarnaast was het inlogproces omslachtig en moesten medewerkers iedere maand fysiek naar kantoor komen om hun wachtwoord voor werkapplicaties te vervangen en updates uit te voeren. Dit zorgde ook voor extra werk voor de interne supportafdeling met het beheren van wachtwoorden.
Medewerkers meenemen in de verandering
De gekozen koers zou veel verandering met zich meebrengen. Er moest een werkomgeving uitgefaseerd worden, een volledige overstap naar Azure zou plaatsvinden, alles moest toegankelijk worden in een beveiligde omgeving met één wachtwoord én er moesten 530 laptops en 500 telefoons vervangen worden. Om vooral de verandering in werkwijze ditmaal wél goed te ondersteunen, was het nodig een verandertraject in te gaan.
Monika legt uit: “De affiniteit van onze medewerkers ligt vooral bij mensenwerk en ze zijn ook niet allemaal even digivaardig. Zij zagen erg op tegen deze verandering in techniek, ook gezien de hoge werkdruk. De uitdaging was om deze overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. De adoptie moest nu anders aangepakt worden.”
Het project werd toevertrouwd aan een externe technische partner en HSO voor het change en adoptie vraagstuk én functionele verbeteringen met oog op de gebruiksvriendelijkheid van de SharePoint-omgeving.
Change en adoptie vanaf het begin betrokken
Laura de Vos was als Change Lead vanuit HSO in de planningsfase betrokken. Laura de Vos: “In Januari 2022 begonnen wij in samenwerking met Jeugdbescherming Brabant en Veilig Thuis Oost-Brabant met een nulmeting. Wij hebben veel bruikbare informatie binnen de organisatie opgehaald en daarmee een duidelijk beeld kunnen schetsen van hoe men te
werk gaat en wat de gewenste verbeteringen hierin zijn. Dit was nodig om ervoor te zorgen dat projectdoelstellingen en wensen van medewerkers op elkaar aansluiten. Met duidelijke pijlers die hieruit voortkwamen, is er een Changeplan opgezet.”
Van changeplan naar adoptietraject en testen
Toen het Changeplan duidelijk was, kon het adoptietraject in gang gezet worden. Samen met Jeugdbescherming Brabant en Veilig Thuis Oost-Brabant, heeft HSO in aanloop naar de daadwerkelijke wisseling van werkomgeving, laptop en telefoon, verschillende begeleidingsactiviteiten opgezet. Hierbij is rekening gehouden met verschillen in digivaardigheid van medewerkers en met wensen hoe zij willen leren.
Met berichten over de voortgang, vragenuurtjes, de herinrichting van het kenniscentrum, online kennissessies, maar ook waardevolle inbreng van de ambassadeurs – medewerkers die als wegwijzers de ogen en oren van de organisatie waren tijdens het traject – kregen medewerkers een steeds completer beeld van wat stond te gebeuren.
Over de ambassadeurs vertelt Laura: “We zijn samen met ambassadeurs pilots gaan draaien op de technische veranderingen, om er verzekerd van te zijn dat alles vlekkeloos verliep vóórdat 650 medewerkers het in handen kregen. Als de technologische inrichting niet afgestemd en getest is voor gebruik, dan zal de adoptie van de nieuwe werkwijze ook niet succesvol gaan.”
“HSO heeft proactief meegedacht en is gestructureerd te werk gegaan. Vanuit hun ervaring hadden zij al antwoorden op vragen die bij ons nog niet zichtbaar waren. Dit was heel prettig voor ons.”
Het uitrolmoment
In september 2022, na twee belangrijke pilots op de nieuwe werkomgeving, stond alles paraat om over te gaan naar een verbeterde digitale werkomgeving in de cloud en medewerkers van Jeugdbescherming Brabant en Veilig Thuis Oost-Brabant te voorzien van nieuwe laptops en telefoons.
Voor de overstap naar de nieuwe werkomgeving konden medewerkers zich inschrijven voor een tijdslot en werden zij ingedeeld in groepjes van drie personen. “We hebben gekozen met kleine groepen te trainen”, vertelt Laura de Vos. “Dat betekent één begeleider per drie medewerkers. Dit hebben we gedaan omdat individuele begeleiding belangrijk is wanneer de mate van digitale vaardigheid verschilt per medewerker. Er moet voldoende ruimte zijn om veel nieuwe informatie op te nemen en vragen te kunnen stellen.”
“Wij hebben ons adoptieprogramma continu tegen het licht gehouden met de ambassadeurs binnen de organisatie.”
In zeven weken de hele organisatie overgestapt
Medewerkers kregen bij hun trainingsmoment hun nieuwe laptop en telefoon uitgedeeld. Opvolgend begon in een andere ruimte de training voor het gebruik van de nieuwe digitale werkplek. Stap voor stap werden medewerkers meegenomen in hun nieuwe werkomgeving en het veilig uitvoeren van handelingen in de cloud. Persoonlijke accounts en netwerkschijven werden in de voorafgaande avond voor medewerkers gemigreerd naar OneDrive, zodat die bestanden maar een aantal uren niet beschikbaar waren.
Met verschillende sessies per dag bij locaties Den Bosch, Helmond, Tilburg en Roosendaal, werd gedurende een periode van zeven weken ieder groepje om de beurt begeleid bij hun uitrolmoment. In november had iedereen de kennis en middelen om goed in de cloud te werken.
Blij met ondersteuning en hulpmaterialen
Monika Kooij omschrijft hoe de uitrolsessies zijn verlopen: “Het is allemaal heel soepel gegaan. De medewerkers hebben de voorbereiding en ondersteuning die ter plekke geboden werd als heel prettig ervaren. Van tevoren vroegen sommigen zich af waarom er anderhalf uur nodig was voor de uitrolsessie, maar uiteindelijk was men heel blij met de ondersteuning en hulpmaterialen die ze van tevoren en na afloop meekregen. Een aantal medewerkers, wiens uitrolsessies tegen het einde van de zeven weken stonden ingepland, hoorden zulke goede geluiden van collega’s die sneller waren overgestapt, dat zij zelfs spijt kregen dat ze geen eerder tijdsslot hadden geselecteerd!”
Constant aandacht voor de eindgebruiker
Voor een succesvolle adoptie van grote veranderingen is het onder andere nodig om bij iedere keuze kritisch te kijken naar hoe de eindgebruikers – in dit geval de medewerkers van Jeugdbescherming Brabant en Veilig Thuis Oost-Brabant – beïnvloed worden. Als geconstateerd wordt dat iets negatieve impact zou hebben op de adoptie van nieuwe technologie en werkwijzen, dan moet er samen een betere oplossing gevonden worden. Omdat Jeugdbescherming Brabant en Veilig Thuis Oost-Brabant deze noodzaak inzagen kon er een goede samenwerking ontstaan met de technische leverancier en HSO, waar de eindgebruikers de vruchten van plukken.