BERG standaardiseert maatwerk met ERP-oplossing Dynamics Wholesale Distribution

“Ons oude ERP-systeem, Dynamics AX 2012 R2, functioneerde nog goed”, vertelt Henk. “Maar we hebben al eens een keer lang gewacht om te migreren naar een nieuwere versie, omdat we zoveel maatwerk hadden. Een cumulatieve update van Dynamics AX kostte ons een half jaar en hier waren dan 10 man mee bezig. Dat gold ook voor het toevoegen van nieuwe functionaliteit, het duurde vaak maanden, voordat dit operationeel was. Dat maakte het lastig voor ons om snel in te spelen op veranderingen in de markt.”

De wens: minder maatwerk en meer functionaliteit

Henk: “We zijn voortdurend bezig met het verbeteren van onze processen, zowel logistiek, financieel en in de supply chain. Daarom ging onze voorkeur uit naar een cloudoplossing, die ook continu in ontwikkeling is. Samen met onze key users heb ik verschillende systemen bekeken en uiteindelijk viel onze keuze op Dynamics 365 en HSO. We waren ook gecharmeerd van Business Central, alleen Dynamics 365 bevatte veel meer functionaliteit die aansloot bij onze bedrijfsvoering, logistieke uitdagingen en groeiambities. Bovendien is HSO een vertrouwde en gewaardeerde IT-partner van BERG. De ERP-template sprak ons ook erg aan, omdat we naar standaardisatie wilden zonder maatwerk.”

Ondanks dat BERG liever geen maatwerk wilde, bleek uit de analysefase dat er toch enkele bedrijfsspecifieke processen waren die juist de identiteit van de groothandel bepaalden. “Als een klant een skelter bij ons koopt, dan wordt deze niet in z'n geheel afgeleverd”, legt Henk uit. “Ze krijgen twee dozen: één met het skelterframe en één met een pakket dat het uiterlijk van de skelter bepaalt. Zo hadden we in totaal tien punten van maatwerk. Voor een deel hebben we onze bedrijfsprocessen aangepast aan het systeem. De overige wensen heeft HSO gestandaardiseerd en ingebouwd in de template. Zo kan ons ERP-systeem gewoon mee met updates én is deze functionaliteit ook beschikbaar voor nieuwe klanten van HSO.”

Sturende implementatiemethodiek werkte goed

Met de ERP-template Dynamics Wholesale Distribution werkt HSO met een sturende aanpak. De HSO-consultants stellen een bepaalde inrichting voor, in plaats van dat ze eerst alles uitvragen en dán pas gaan inrichten. Nadat de basis staat, gaan ze de diepte in. “Hierdoor konden we veel sneller aan de slag in een werkende omgeving”, geeft Henk aan. “Zo waren we in juli 2021 akkoord om samen met HSO te gaan werken, werd in oktober dat jaar ons maatwerk gestandaardiseerd en draaide in december 2021 het ERP-systeem in de basis. Het was een vliegende start.”

Henk: “In de jaren na onze laatste migratie, was ons ICT-landschap flink gegroeid. We hebben nu meer koppelingen met andere applicaties en ook BI is uitgebreid. Dus vanaf dat de basis draaide, zijn de key users begonnen met uitvoerig testen van de datamigratie en het bouwen van alle koppelingen. Na de zomer van 2022 hebben we nog onze webshop geïntegreerd en hebben we alle eindgebruikers goed getraind. Voor het testen en trainen hebben we dus ruim de tijd genomen, omdat dit een van de lessons learned was van de vorige implementatie. Ook kregen we nog eens een splinternieuw magazijn. Zo zijn we in januari 2023 live gegaan met ons nieuwe ERP-systeem.”