BUVA: "Processen verbeteren en vernieuwen met Dynamics 365 Finance & Operations”

In 2020 koos BUVA homecare systemen voor HSO voor de implementatie van Microsoft Dynamics 365 Finance en Operations. Inmiddels draait het BUVA-HSO projectteam op volle toeren. BUVA zorgde voor een volledig corona-proof projectruimte, want bij een project met zoveel impact op processen, is goede afstemming en persoonlijk overleg onmisbaar.

Mariska Aarts, financieel directeur bij BUVA en Jan Kees Hage, programmamanager, vertellen over de aanleiding van dit modernisatieproject, het selectieproces en over de verwachtingen en uitdagingen die het projectteam te wachten staan.

Dat AX 2009 vervangen moest worden, dat werd de afgelopen periode steeds duidelijker. Mariska: “We willen graag vernieuwen en interne processen verbeteren, maar AX 2009, met al het maatwerk dat we daarop hebben draaien, belemmert ons te veel om te upgraden en te innoveren. Als we een kleine aanpassing wilden doen, dan vroeg dat om een hele keten aan aanpassingen.

Toen we AX 2009 implementeerden was maatwerk min of meer de norm. Nu is juist ‘standaard’ het uitgangspunt. Als we straks op een modern cloud-based platform als Microsoft Dynamics 365 draaien, kunnen we bovendien veel beter onze aanpalende applicaties benutten, zoals eCon, Medius en Sana. En we zullen sneller in staat zijn om andere servicevormen aan te bieden, zoals abonnementen en om IoT toepassingen te integreren.”

In het selectieproces heeft BUVA zowel gekeken naar Dynamics 365 Business Central als Dynamics 365 Finance en Operations. Uiteindelijk bleek Finance & Operations de beste optie. Mariska: “Bij BUVA staan niet zozeer producten centraal als wel complete concepten. Onder ieder concept ligt een breed scala aan producten en services en daarmee een grote verscheidenheid aan processen en benodigde functionaliteiten in het ERP-systeem. We hebben producten op voorraad die rechtstreeks naar de klant gaan, maar daarnaast ontwikkelen en leveren we ook klant-specifieke producten. Die vragen weer om andere logistieke processen, levering en service. Daarnaast bedienen we verschillende typen klanten. Projectmatige klanten, maar ook klanten uit de industrie, die onze producten in hun eigen productieomgeving verwerken.”

Jan Kees: “Qua omvang van het bedrijf zitten we eigenlijk tussen beide applicaties in, maar gezien de complexiteit van onze processen en de functionaliteit die we nodig hebben, bleek al snel dat Finance en Operations hier beter aan voldoet. Finance en Operations heeft daarnaast het voordeel dat het continu wordt doorontwikkeld en dat de functionaliteit steeds verder wordt uitgebreid en verbeterd.”

Innovatief selectieproces

Jan Kees licht het selectieproces toe, dat het bedrijf op een vernieuwende manier aanvloog: “We kozen bewust voor een minder traditionele aanpak. De eerste stap was een centrale briefing, oftewel één presentatie van ons aan alle partijen die we hadden uitgenodigd. Vervolgens mochten de potentiële partners zich presenteren en daarna hebben we twee F&O partijen, waaronder HSO, gevraagd een scoping-onderzoek te doen en op basis daarvan een voorstel te maken. Uiteindelijk is onze keuze op HSO gevallen.” Mariska: “We vonden dat HSO qua structuur eruit sprong en zich pro-actief opstelde. Ook de ervaring die HSO heeft in de branche vonden we een belangrijk pluspunt.”

Jan Kees: “We kozen er tijdens het selectieproces bewust voor om niet zelf vooraf een lijst met requirements op te stellen. We wilden juist dat onze partner zelf zou onderzoeken wat de beste oplossing en aanpak voor ons zou zijn en ons daar vervolgens van zou weten te overtuigen. We vonden het belangrijk om te weten: wat biedt de standaard en kunnen we daarmee voldoende uit de voeten? Ook in het project verwachten we van HSO om voorstellend te zijn. Wat zijn de best practices en hoe werken die voor ons? Dat is best spannend en nieuw. Voor ons én voor HSO!”

Jan Kees is naast programmamanager ook facilitator van het change management traject dat aan dit project verbonden is. De implementatie van een nieuw ERP-systeem vraagt altijd veel van een organisatie. In dit geval, juist omdat een van de doelstellingen is om zoveel als mogelijk gebruik te maken van de standaard processen in F&O, is een integrale aanpak inclusief gedegen change management van groot belang.

Jan Kees: “Dit project vraagt best veel van de organisatie, maar de mensen zijn erg gemotiveerd. Iedereen wil echt vernieuwen. We merken in het team dat de overstap naar F&O vrij gemakkelijk gaat, omdat medewerkers al gewend zijn met AX 2009 te werken. Dat scheelt. Waar in het algemeen de consultants vaak sneller gaan dan de klant, is het bij ons bijna omgekeerd.”

Wel vraagt het project om veel afstemming. Jan Kees: “We hebben veel multidisciplinair overleg, omdat we veel processen opnieuw inrichten en daarbij komen veel details om de hoek kijken. Dan wil je ook gewoon met elkaar om het whiteboard kunnen staan.”

“We hebben voor dit project een corona-proof projectruimte ingericht, waarin we voldoende afstand kunnen bewaren. En uiteraard is deze ruimte uitgerust met de BUVA VitalAir, ons nieuwste product. De VitalAir is een draagbare, plug en play luchtreiniger, die onder meer aerosolen, pollen, geuren en bacteriën uit de lucht verwijdert. Wat ons betreft kan de VitalAir nog veel meer bedrijven helpen in deze periode.”

BUVA in het kort

BUVA homecare systemen is toeleverancier voor de woningmarkt en levert duurzaam geproduceerde warmte, gezonde binnenlucht en veilig afgesloten ramen en deuren. Het bedrijf wil belangrijke stappen zetten op het gebied van het vernieuwen van het applicatielandschap en het standaardiseren van processen en daarmee betere dienstverlening realiseren, een moderne werkomgeving creëren en veel meer data-driven kunnen werken en sturen.