SharePoint: het geavanceerde documentmanagementsysteem dat jou tijd bespaart

Hoe lang doe je er gemiddeld over om elke dag de documenten te vinden die je nodig hebt? Uit onderzoek blijkt dat een werknemer soms wel 3,6 uur per dag (!) bezig is met het zoeken en verzamelen van informatie. Dit komt de productiviteit natuurlijk niet ten goede. En wat kun je verwachten wanneer documenten worden opgeslagen op lokale schijven en in de cloud? Veel organisaties hebben een schat aan kennis, maar degenen die ermee moeten werken, kunnen de informatie niet vinden of hebben er geen toegang toe. Gebruik SharePoint als document management systeem (DMS) om je documenten snel terug te vinden, mede dankzij geavanceerd zoeken en global navigation.

Wat is een document management systeem?

Document management gaat over het beheren van de levenscyclus van een document, van creatie tot verwijderen of archiveren. Het opstellen van een beleid is de eerste stap in de basis van documentbeheer. Ook is het nodig om afspraken en regels vast te leggen; hoe wordt de toegang beheerd, hoe werken we met metadata, hoe werken we samen en waar documenten moeten worden opgeslagen. Om dat goed te laten werken, is een ondersteunend en flexibel systeem waarin deze elementen vastliggen essentieel. Wanneer dat er eenmaal is, maakt een DMS het mogelijk snel alle informatie te vinden over een bepaald onderwerp, zodat je verder kunt met je werk.

Het belang van zoeken in het DMS

De gemiddelde tijd die besteed wordt aan het vinden van de juiste informatie benadrukt de waarde van zoekondersteuning in jouw DMS. Daarom biedt SharePoint je Advanced Search en Global Navigation.

Geavanceerd zoeken: een B2C-zoekervaring voor B2B

We kennen het van webshops; door te filteren op maat, kleur, model en merk worden jouw keuzes verfijnd en vind je sneller wat je zoekt. In SharePoint kun je geavanceerd zoeken gebruiken om het type document (Word, Excel of PowerPoint), de taal, de auteur of de documentnaam te specificeren. We hebben dit type zoekopdracht zelfs geoptimaliseerd voor een technische dienstverlener die gespecialiseerd is in beveiligings- en veiligheidsoplossingen. Alle klanten en leveranciers hebben toegang tot de instructies en handleidingen van het bedrijf. Om de zoekmogelijkheden van dit zogenaamde extranet te verbeteren hebben we metadata aan de bestanden toegevoegd.

Het resultaat is dat klanten en leveranciers sneller de juiste handleiding kunnen vinden. Er is zelfs een preview van het document beschikbaar, en de mogelijkheid om de instructie direct vanuit de zoekresultaten te downloaden dankzij de duidelijke informatieweergave van de zoekfunctie. De look and feel is vergelijkbaar met de zoekvelden op B2C-webshops. Dit is hoe we de B2C-zoekervaring naar een B2B omgeving brengen.

Een documentbeheersysteem is essentieel voor elke organisatie die met (veel) documenten te maken heeft. Het beheer van deze bestanden begint met een documentmanagementbeleid en -richtlijnen, maar een DMS is de volgende stap om controle te krijgen over de levenscyclus van het document. Het helpt medewerkers om tijd te besparen bij het vinden van de juiste informatie en om optimaal gebruik te maken van alle informatie die in de organisatie beschikbaar is. Dit wordt nog makkelijker gemaakt door de geavanceerde zoek- en global navigation-functionaliteiten, die ook metadata omvatten.

Een DMS maakt ook werken op afstand of elders mogelijk. Het geeft mensen toegang tot de informatie die ze nodig hebben om hun werk te doen en laat ze effectiever samenwerken.