Relaties vormen de kern van het succes van elk advocatenkantoor. Om adequate vertegenwoordiging en ondersteuning te bieden, moet je weten wie jouw cliënten en prospects zijn, wat hun individuele behoeften zijn, hoe de relatie van jouw kantoor met hen is en welke interacties het kantoor met hen heeft gehad.

Om informatie en communicatie met klanten te beheren, implementeren veel bedrijven een systeem voor Customer Relationship Management (ook bekend als Client Relationship Management of CRM). CRM-technologie ondersteunt het vastleggen en beheren van klantgegevens, waaronder klantinteracties en het benaderen van prospects. Dergelijke systemen bieden inzicht in de relaties van een bedrijf, waardoor de status van de klant snel kan worden geanalyseerd en het bedrijf de nodige begeleiding kan krijgen.

Niet alle CRM-systemen of -implementaties zijn echter gelijk. Wat het ene bedrijf beschouwt als een succesvolle CRM-implementatie kan anders zijn dan het andere.

Advocatenkantoren staan voor unieke uitdagingen als het gaat om het beheer van klantgegevens. Om optimaal van waarde te zijn, moet je CRM deze uitdagingen aankunnen, zoals het beheer van de vele complexe details van een klantrelatie terwijl de informatie beveiligd blijft tegen nieuwsgierige ogen.

Bij de evaluatie van jouw huidige CRM-oplossing of de planning van de implementatie van een nieuwe oplossing zijn er universele factoren waarmee je rekening moet houden. We hebben elk van deze factoren uiteengezet in onze whitepaper, een uitgebreide gids naar CRM succes: de belangrijkste factoren die het CRM van jouw advocatenkantoor beïnvloeden.

Hier is een voorproefje van de gids:

Factor 1: Gebruiksvriendelijkheid

Werknemers zullen aarzelen om een nieuw systeem te gebruiken dat zij moeilijk vinden. Ze zullen proberen het systeem te omzeilen of gewoon hun klantgegevens niet bijwerken. Bovendien is de tijd die wordt besteed aan het bijwerken van het CRM-systeem niet factureerbare tijd voor de bedrijfsadministratie.

Voordat je in een nieuw CRM-systeem investeert, kan het nuttig zijn een "statuscontrole" uit te voeren om te bepalen of de huidige oplossing voor gebruikers gemakkelijk te navigeren is. Overweeg de volgende activiteiten:

• Bekijk de adoptiegraad van jouw advocatenkantoor om te bepalen hoeveel medewerkers het huidige systeem gebruiken
• Controleer diverse contacten binnen CRM op juistheid en kwaliteit
• Ontwikkel en voer een enquête uit, die systeemgebruikers de gelegenheid biedt hun bezorgdheid te uiten en gemeenschappelijke frustraties of risico's te identificeren.

Factor 2: Waarde

Vanuit organisatorisch oogpunt is het belangrijk om het ideale rendement te halen uit jouw investering in een CRM-platform. CRM-gegevens zijn cruciaal voor het aantrekken en behouden van klanten door je medewerkers te helpen proactiever te zijn en beter in te spelen op de behoeften van de klant.

Aangezien financiële waarde vaak moeilijk te definiëren is, moet je denken aan de positieve voordelen die het CRM-systeem voor jouw activiteiten heeft opgeleverd, zoals:

• Helpt ons CRM-systeem om de relaties met klanten te verbeteren?
• Maakt het CRM-systeem het gemakkelijker of juist moeilijker om gegevens samen te voegen?
• Voldoet het CRM aan de behoeften van de onderneming?

Factor 3: Toegankelijkheid & bescherming van data

Moderne CRM-systemen vervullen vele unieke functies, maar twee belangrijke springen eruit: data capture en management.

Het ideale CRM-systeem zorgt ervoor dat deze processen efficiënt verlopen. In het bijzonder wil je rekening houden met:

• Rapportage - biedt het systeem goed leesbare rapporten en dashboards?
• Toegankelijkheid - zijn de gegevens gemakkelijk toegankelijk voor degenen die ze nodig hebben?
• Beveiliging - zijn klantgegevens beveiligd tegen ongeoorloofde toegang binnen en buiten het bedrijf?
• Data capture – hoe moeilijk is het om informatie over klanten en prospects in te voeren en bij te werken?

Factor 4: Processen en procedures

De vierde en laatste factor waarmee je rekening moet houden, is het bepalen van het vermogen van jouw CRM-systeem om het af te stemmen op de activiteiten van de organisatie. CRM moet dit proces zo eenvoudig mogelijk maken. Een succesvolle CRM-implementatie sluit naadloos aan op de bestaande processen en ondersteunt alle nieuwe processen die je wilt toevoegen.