Checklist: Intelligent Order Management

Hieronder volgt een checklist van de functionaliteiten die aanwezig moeten zijn in een Intelligent Order Management (IOM) dat ontworpen is om een uitgebreid overzicht te geven van de activiteiten in de supply chain en waarschuwingen afgeeft als er zich zorgwekkende gebeurtenissen voordoen, zodat zo snel mogelijk herstelmaatregelen kunnen worden genomen. Sommige bedrijven noemen dit een Supply Chain Control Tower.

Intelligent Order Management Checklist:

1. Plaats inkooporders op het Intelligent Order Management (IOM) voor fabrikanten om te downloaden en te verwerken op hun interne systemen.

2. Geef leveranciers de opdracht om de productievoortgang af te zetten tegen het leveringsschema, inclusief belangrijke stadia zoals:

• Beschikbaarheid van alle grondstoffen.
• Wanneer de productiecapaciteit is gepland.
• Hoeveel van de bestelling zit nu in de voorraad onderhanden werk.
• Hoeveel is de voorraad eindproducten?
• Hoeveel is verpakt voor verzending.
• Hoeveel is afgeleverd in de haven van verzending.

3. Leveranciers kunnen via de IOM factureren en eventueel creditnota's verstrekken.

4. Hierin moeten ook details worden opgenomen over elk aspect van de bestelling dat niet kan worden uitgevoerd zoals gevraagd, bijvoorbeeld als gevolg van grondstoffentekorten of defecten, arbeidsconflicten, enz.

5. De importeur moet jou informeren wanneer het schip is geboekt voor het laden, bevestigen dat het laden aan de gang is en nogmaals bevestigen wanneer het laden is voltooid.

6. Aangezien jouw goederen niet de enige goederen op het schip zullen zijn, moet hij ook de laatste update over de vertrekdatum van het schip doorgeven.

7. Instrueer de importeur ook om informatie te verstrekken over verwachte slechte weersomstandigheden tijdens de afvaart, waardoor het schip te laat kan aankomen.

8. De importeur dient ook aan te geven wanneer het schip daadwerkelijk aanmeert en wanneer het naar verwachting zal inklaren en klaar zal zijn om opgehaald te worden.

9. Controleer, wanneer de importeur jouw zending beheert, of het mogelijk is om die zending vooraf in te klaren. Soms is dat mogelijk en dan kan jouw expediteur de goederen sneller ophalen.

10. Reserveer op basis van de feedback van de importeur je expediteur (of soms zal het je eigen bedrijfsvervoer zijn) om de goederen op het beste moment op te halen. Eventuele vertragingen bij het ophalen van de goederen tot na het in rekening brengen van overliggelden moeten worden gemeld zodra ze bekend zijn, zodat noodregelingen kunnen worden getroffen om de kosten te vermijden.

11. Als de douane de goederen onverwachts vrijgeeft, zorg er dan voor dat je importeur je waarschuwt via het Intelligent Order Management systeem, zodat je het ophalen in de haven dienovereenkomstig kunt aanpassen.

12. Voor de volledigheid van Supply Chain tracking moet de retailer het Intelligent Order Management systeem bijwerken met de datum en tijd waarop de goederen in het eigen magazijn zijn ontvangen en eventuele afwijkingen ten opzichte van de oorspronkelijke inkooporder identificeren, die niet eerder zijn gemeld.

Met dit niveau van zichtbaarheid kunt je bijvoorbeeld beslissen of je de ontvangst van een eerste injectie of aanvullingsvoorraad moet versnellen door gebruik te maken van luchtvracht, wat duurder is maar vertragingen kan ondervangen.  Het kan goedkoper zijn dan de kosten van uitverkoop als de goederen te laat in de verkoop gaan om hun potentieel te bereiken.