So erfahren Sie, ob Ihr CRM-System das Richtige mit Ihren Daten macht
Wenn Sie den Erfolg Ihres CRM-Systems und seiner Datenfunktionalität bewerten möchten, sollten Sie die folgenden vier Bereiche überprüfen:
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Kapitel 4
3. Erfolgsfaktor: Datenzugänglichkeit und -sicherheit
Zwar sind moderne CRM-Plattformen dank ihrer Vielseitigkeit für verschiedene Dinge ausgelegt, doch das Herzstück ihrer Funktionalität ist und bleibt die Datenerfassung und -verwaltung. Eine CRM-Plattform muss gut darin sein, Informationen zu erfassen und sie Kontakten zuzuordnen. Dieser Prozess muss einfach, schnell und genau vonstattengehen.
Nehmen wir folgendes Beispiel: Einer Ihrer Mitarbeiter hat ein Treffen mit einem potenziellen Kunden. Nach der Besprechung nimmt er sich die Zeit, den Kontakt des Leads im CRM-System mit den Notizen zu ergänzen, die er sich während des Treffens gemacht hat. Die Daten werden dem Kontakt hinzugefügt und können zur Anpassung zukünftiger Maßnahmen – sowohl zur Neukundengewinnung als auch zur Beziehungspflege – genutzt werden. Entscheidet sich der Lead für Ihr Unternehmen, bilden diese Informationen einen Teil des Fundaments für die Geschäftsbeziehung.
Dieses Beispiel zeigt einen grundlegenden Anwendungsbereich eines CRM-Systems. Es zeigt, dass moderne Plattformen einen Großteil der Datenerfassung automatisieren und mithilfe von integrierten KI-Lösungen Trends erkennen, eine detaillierte Kundenhistorie erstellen und zukünftige Kundenanforderungen vorhersagen.
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Datenerfassung
Für ein modernes CRM-System sind leistungsstarke Funktionalitäten hinsichtlich der Datenerfassung ein Muss. Wenn Ihr System nicht in der Lage ist, Daten manuell oder automatisch zu erfassen, wird es Ihnen wahrscheinlich nicht zu Erfolg verhelfen können. Ein CRM-System sollte – mit wenig oder bestenfalls gar keinem manuellen Aufwand – Daten erfassen, sie bestehenden Kontakten zuordnen und neue Kontakte erstellen können.
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Datenzugänglichkeit
Sie sollten überprüfen, ob Ihr System eine hohe Datenzugänglichkeit gewährleistet. Die Daten, die Ihr System erfasst und speichert, müssen für Ihre Mitarbeiter leicht zugänglich sein. Ferner sollten diese überall auf der Welt abrufbar sein – schließlich werden die wenigsten Kundenbeziehungen ausschließlich vom Büro aus aufgebaut.
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Reporting
Ihr CRM-System sollte in der Lage sein, Berichte und Dashboards zu erstellen, mit denen jeder Mitarbeiter arbeiten kann. Sie sollten relevante Informationen enthalten sowie leicht anpassbar und topaktuell sein. Zudem sollten sie es jedem ermöglichen, Ihre Pipeline zu verstehen. Verfügt Ihr System nicht über diese Funktion, kann das zur Folge haben, dass Ihre Teams mit veralteten oder unvollständigen Datensätzen arbeiten.
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Sicherheit
Der Schutz Ihrer Daten ist genauso wichtig wie deren Erfassung und Nutzung, denn er ist nicht nur entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens, sondern auch für deren Ruf. Eine erfolgreiche CRM-Implementierung bietet daher erweiterte Sicherheitsoptionen, mit denen Sie bestimmten Benutzern oder Gruppen Berechtigungen zuweisen können.
Wie geht es weiter?
Wenn die Bewertung der Datenfunktionalität Ihres CRM-Systems Probleme aufgedeckt hat, ist es eventuell an der Zeit zu handeln. Es könnte zunächst hilfreich sein, gemeinsam mit Ihrem Softwareanbieter herauszufinden, ob es zusätzliche Funktionen gibt, die zur Verbesserung der Datenerfassung und -zugänglichkeit, des Reportings oder der Sicherheit implementiert werden können. Können diese Probleme mit Ihrem aktuellen System oder ohne zusätzliche, große Investitionen nicht behoben werden, ist es vielleicht an der Zeit, die Migration auf eine neue Plattform zu erwägen, die die Datenfunktionalität bietet, die Sie benötigen.