VMI Group

Microsoft Dynamics CRM stärkt die Vertriebs- und Beschaffungsteams der VMI Group

Die VMI Group war auf der Suche nach einem CRM-System für ihre Vertriebs- und Einkaufsabteilung. Die Wahl fiel auf Microsoft Dynamics CRM wegen seiner Flexibilität und Zugänglichkeit für die Benutzer. Seither nutzen mehr als hundert Mitarbeiter das System täglich, um die Kundenzufriedenheit und die Abläufe mit den Lieferanten zu optimieren.

Die VMI Groupe entwickelt und baut Maschinen zur Herstellung von Autoreifen, Gummiprodukten und Getränkedosen. Der größte Geschäftsbereich entwickelt und produziert Maschinen zur Herstellung von Pkw- und Lkw-Reifen und ist Marktführer in diesem Bereich. Weltweit beschäftigt die VMI-Gruppe etwa 1.400 Mitarbeiter, wovon 800 am Hauptsitz in Holland arbeiten.

Danny Severijns, Project Department Manager bei VMI Group, leitet das Team von Projektmanagern, das für die technische Seite des Verkaufsprozesses verantwortlich ist. In dieser Funktion nutzt er täglich Microsoft Dynamics CRM. Dazu Danny: "Der Grund für die Anschaffung eines CRM-Systems war das schnelle Wachstum unserer Organisation. Mit der zunehmenden Zahl von Kunden und Projekten konnten wir nicht mehr länger ohne eine gute, aktuelle Kundendatenbank operieren. Sie erlaubt uns jederzeit Einblick in den Status all unserer Kunden und gewährt einen aktuellen Überblick über Kontakte, vereinbarte Termine, Status von Offerten, usw. Früher war der Großteil dieses Wissen in den Köpfen des Vertriebsteams und der Projektleiter. Natürlich entwickelte sich dies zu einem wachsenden Risiko für das Unternehmen.

Für die Einkaufsabteilung hat die VMI Group zusätzlich ein SRM (Supplier Relationship Management) eingeführt, das auf CRM basiert. Das Beschaffungsteam ist das Bindeglied zwischen den F&E-Ingenieuren, die neue Maschinen und Funktionen entwickeln, und den Lieferanten aller benötigten Teile und Technologien. Wilko Vaandrager, Global Sourcing Buyer erklärt: "Wir waren auf der Suche nach einem SRM, das die bis dahin verwendeten Excel-Tabellen ersetzen konnte. Diese Tabellen waren lokal gespeichert, enthielten nicht immer einheitliche Informationen und konnten bei Lieferantenbesuchen nicht gemeinsam genutzt werden.

Bessere Prognosen und Planung dank Microsoft Dynamics CRM

Danny erläutert: "Dank Microsoft Dynamics CRM können wir unsere Kunden besser bedienen, weil wir alle aktuellen Informationen an einem zentralen Ort haben und somit jeder mit denselben Daten arbeitet. Kurz gesagt, wir haben einen umfassenden Überblick über alle aktiven Kunden und die beteiligten Teams. Darüber hinaus liefert uns das CRM vertiefte Einblicke in alle unsere aktuellen Chancen und Angebotsprozesse. Dies erlaubt uns, genauere Verkaufsprognosen zu erstellen. Ich verwende die Dashboards in Microsoft Dynamics CRM jeden Tag. Die Berichte bieten jederzeit eine aktuelle Sicht auf Anfragen, Arbeitsverteilung und Verfügbarkeit der Mitarbeiter. Diese Prognosen geben wir auch an die Technik- und Produktionsteams weiter. Das vorherige ERP-System hat uns diesen Überblick nie so schnell und so aktuell liefern können."

Wilko und seine Kollegen nutzen SRM intensiv bei ihren täglichen Interaktionen mit Lieferanten. Auch bestimmte Workflows sind im System definiert, zum Beispiel zur Registrierung neuer Lieferanten und zur Ablage bestimmter Vertragsdokumente. Bei der Eingabe von Bank- und Zahlungsdaten setzt die VMI Group auf ein Vier-Augen-Prinzip. Der Genehmigungsprozess hierfür wurde im SRM automatisiert.

Bei der Auswahl des Implementierungspartners überzeugte HSO durch seine Expertise bei CRM und der Integration mit anderen Geschäftsanwendungen. Danny: "HSO verknüpft auch Microsoft Dynamics CRM mit unserem ERP-System von Infor. Sobald ein Auftrag abgeschlossen ist, wird er geprüft und dann an Infor weitergeleitet." Wilko ergänzt: "Die laufende Synchronisation von Lieferantendaten wie Ansprechpartner und Vertragsnummer zwischen dem SRM-System, und dem Infor-ERP stellt sicher, dass wir in beiden Systemen mit einheitlichen Daten arbeiten."