Deutscher Hardware-Hersteller IGEL transformiert mit Microsoft Dynamics 365 und HSO zum Softwareanbieter

Cloud-Standards plus Individualisierung mit Microsoft Dynamics 365, Binary Stream und Power Platform als ideale Lösung

IGEL vertraut HSO von der Beratung über das Customizing bis zur Implementierung

IGEL, hierzulande seit Jahrzehnten als deutscher Hersteller von Thin-Client-Hardware bekannt, erzielt in den letzten Jahren vor allem als Anbieter eines sicheren, leistungsfähigen und einfach zu verwaltenden Betriebssystems für Cloud Workspaces international Erfolge. Für seine Transformation zum Softwareanbieter setzt IGEL auf Microsoft Dynamics 365 und HSO als Implementierungspartner.

Die Herausforderung: Wandel zum Softwarehaus erhöht ERP-Anforderungen dramatisch

IGEL ist ein alter Hase der IT-Branche: Seit 2001 vermarktet der Bremer Anbieter hochsichere Endgeräte für Server- oder Cloud-basiertes Arbeiten (sogenannte Thin Clients) und mit IGEL OS auch eine eigene Software. Seit 2006 ist IGEL in Deutschland führend im Thin-Client Segment. Doch längst hat das Unternehmen erkannt, dass im Zeitalter von Cloud-Services und On-Demand Computing der Wert seiner Angebote in der Software liegt. So entwickelt sich IGEL mehr und mehr vor allem zum Softwareanbieter.

Diese Transformation stellte allerdings neue Herausforderungen an die Lösung für Enterprise Resource Planning (ERP): Der Schwerpunkt des Vertriebs – IGEL vermarktet seine Angebote ausschließlich über Distributoren und Reseller – sowie des Abrechnungswesens liegt auf Subscriptions. Für IGEL ergaben sich daraus neue Anforderungen an die internen Systeme, wie etwa verschiedene Subscriptions eines Kundenunternehmens zu einem einheitlichen Angebot zu bündeln. Außerdem musste das Unternehmen unterschiedliche Subscription-Laufzeiten zu einem einheitlichen Angebot bündeln können (Co-Terming): „Früher war ein Kauf schnell abgeschlossen, auch ohne permanente Kundenbeziehung“, sagt Michael Pruß, CIO von IGEL Technology. „Subscriptions mit Co-Terming bedeuten eine ungleich höhere Komplexität.“ Daran scheiterte das alte ERP-System. Deshalb machte sich IGEL auf die Suche nach einer Lösung, die solche Hürden schnell überwinden kann.

Die Lösung: Cloud-Standards plus Individualisierung mit Microsoft Dynamics 365, Binary Stream und Power Platform

Michael Pruß, seit April 2020 zunächst als VP für Business Applications und seit November 2021 als CIO an Bord, baute IGELs IT-Kurs in Richtung Cloud weiter aus. Umgehend wandte er sich an den Microsoft-Partner HSO, um gemeinsam ein passendes Konzept zu entwickeln. Welche Lösung das Rennen macht, war schnell entschieden: Microsoft Dynamics 365. „Wir setzen unsere IGEL OS-Clients selbst ein“, sagt Pruß. „Wir nennen das ‚drink your own champagne‘. Unserer Strategie folgend hosten wir alle kommerziellen Applikationen in der Cloud. So profitieren wir von Microsofts globaler, sicherer Cloud-Infrastruktur und können uns auf unsere Prozesse konzentrieren.“

Businesspeople discussing information displayed on a tablet

In einem subscription-basierten Geschäftsmodell ist es wichtig, dass das ERP-System mit allen Facetten, die an dieses Business gestellt werden, umgehen kann. Da Dynamics 365 die Unterstützung für diese Subscription-Prozesse gleich mitbringt, fiel nach einem intensiven Auswahlprozess die Wahl von IGEL auf diese Lösung. In den Produktivbetrieb ging die neue Anwendung nach nur sieben Monaten Implementierungszeit, und dies inklusive aller benötigten Schnittstellen zu weiteren Backend-Systemen: zur CRM-Software und zum eigenentwickelten Lizenzportal.

„Mit Dynamics 365 haben wir eine Daten- und Prozessheimat für unsere Subscription- und Contract-Maintenance-Prozesse gefunden“, sagt IGEL-CIO Pruß. Mit dem neuen Order2Cash-Prozess lassen sich nun Aufträge komplett softwaregestützt verarbeiten. Dies schließt die Angebotserstellung (Opportunity2Quote) für größere Auftragsvolumina mit ein. „Eine standardbasierte Cloud-Lösung ergibt für uns Sinn, weil wir uns den Aufwand einer individuellen Lösung sparen können“, erklärt Pruß. „Zumal Microsoft mit Binary Stream ein Add-on bietet, das unsere Channel-basierten Subscription-Prozesse weitgehend unterstützt. Und für die individuelle Anpassung gibt es die Power Platform. Microsoft bietet also beides: starke Standards und die Möglichkeit, eine Lösung zu individualisieren.“

Eine wichtige Anforderung bedingte eine passgenaue Ergänzung: IGEL wollte das Verlängern (Renewal) von Subscriptions möglichst reibungslos gestalten. Mit der Power Platform erstellte das Projektteam deshalb einen sogenannten „Renewal Wizard“. Dieser bündelt per Datensynchronisation zwischen ERP- und CRM-System alle Informationen für eine Vertragsverlängerung und stellt sie in einer Übersicht zusammen. Die Mitarbeiter*innen aus IGELs Vertriebsteams können dann individuelle Anpassungen vornehmen und das Ergebnis im CRM-System als Angebot hinterlegen.

„Früher war es für uns ein Klimmzug, überhaupt an alle Vertragsdaten zu kommen. Jede Abonnementverlängerung und jedes Co-Terming war mit hohem manuellem Aufwand verbunden und kostete das Vertriebsteam viel Zeit. Dieser Ablauf ist jetzt stark automatisiert.“

Michael Pruß, CIO, IGEL Technology GmbH

Davon profitiert IGEL insbesondere in komplexen Fällen, zum Beispiel wenn per Co-Terming die Laufzeiten von Subscriptions anzugleichen sind, die ein Unternehmen zu unterschiedlichen Zeitpunkten bezogen hat. „Der Aufwand für Renewals und Co-Terming ist deutlich gesunken“, so Pruß. „Zugleich verfügen wir jetzt über erheblich mehr Prozesssicherheit.“

People working together at a table in an office

Der Katalysator: Gemeinsame Investitionen

Eine entscheidende Rolle für den Projekterfolg – von der Beratung über das Customizing bis zur Implementierung – spielte laut Pruß der Partner HSO: „Wir hatten vorher nur überschaubar viel Know-how zu Microsoft Dynamics – und gar keines zu Binary Stream“, so der IGEL-CIO. „Deshalb war es sehr hilfreich, dass wir alle technischen und prozessualen Fragen an HSO richten konnten.“ Pruß hebt hervor, dass auch HSO in Know-how zu Binary Stream investiert hat. Denn IGEL wollte das Projekt unmittelbar starten und nicht zuvor noch seine Mitarbeiter*innen ausbilden müssen. Deshalb war es für HSO selbstverständlich, dass sich das Unternehmen hier mit eigenen Investitionen engagiert, um kompetent unterstützen zu können.

Der Übergang zur neuen Business-Software erfolgte laut Pruß „geräuschlos“ – obwohl IGEL Dynamics im September einführte, also einen Monat vor Quartalsende. „Manche Beschäftigte fragten: ‚Was, das war’s jetzt schon?‘“, erinnert sich Pruß. „Und eine Mitarbeiterin schickte sogar eine Message an den CEO: Dies sei die beste Software-Einführung gewesen, die sie je erlebt habe.“

Mit Dynamics arbeiten heute rund 300 Beschäftigte in allen sieben Ländern, in denen IGEL mit eigenen Gesellschaften vertreten ist. Der hohe Automationsgrad steigert nicht nur Tempo und Verlässlichkeit der IGEL-Vertriebsprozesse, sondern verbessert zugleich deren Sichtbarkeit: Vom rollenbasierten Zugriff auf Echtzeitdaten profitiert laut Pruß die gesamte Organisation – der Vertrieb ebenso wie die Channel-Betreuung, die Buchhaltung, der Kundenservice sowie die hauseigene IT.

Im nächsten Schritt will IGEL – wieder zusammen mit HSO – die Vertriebsprozesse weiter optimieren und das Thema Datenanalyse angehen. „Unsere Analytics-Plattform befindet sich bereits im Aufbau“, so Pruß. „Dabei wird Microsoft Power BI eine zentrale Rolle spielen.“ Schließlich muss ein Softwareanbieter im schnelllebigen Cloud-Zeitalter nicht nur seine Prozesse beherrschen, sondern auch seine Daten nach Bedarf analysieren können, um im Wettbewerb erfolgreich zu sein.

“Mit Dynamics 365 haben wir eine Daten- und Prozessheimat für unsere Subscription- und Contract-Maintenance-Prozesse gefunden. Microsoft bietet beides: starke Standards und zugleich die Möglichkeit, eine Lösung zu individualisieren.”

Michael Pruß, CIO, IGEL Technology GmbH

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