JMT schafft eine einheitliche Plattform für Wachstum mit HSO ProServ und der Microsoft Cloud

Jahrelang hatte JMT sein Geschäft mit einer Reihe von eigenständigen Geschäftsanwendungen betrieben. Dazu gehörten Microsoft Dynamics SL als Buchhaltungsplattform, Unanet für die Zeiterfassung, Deltek Vision als CRM und verschiedene Spezialanwendungen für die Personalverwaltung.

Da die Systemintegration größtenteils fehlte, waren zahlreiche Prozesse papierbasiert und erforderten viel Zeit für die manuelle Dateneingabe. Zusätzlich gestaltete sich die Informationsbeschaffung ineffizient, da vielen Mitarbeitern der direkte Zugriff auf benötigte Informationen fehlte und sie deshalb andere darum bitten mussten. Bill Smith, Sr. Vice President und CIO bei JMT illustriert dies am Beispiel einer neuen Geschäftsmöglichkeit: „Das Marketingteam musste sich jeweils bei den operativen Mitarbeitern erkundigen, welche Projekte in der Vergangenheit ähnlich waren und wer daran gearbeitet hatte. Dazu musste jemand aus dem operativen Bereich seine Arbeit unterbrechen, all diese Informationen sammeln und sie übermitteln."

Darüber hinaus war der Fernzugriff auf die Systeme problematisch, was den Zugang zu Informationen für Mitarbeiter außerhalb ihrer Büros erschwerte. Auch die IT-Mitarbeiter von JMT hatten mit Herausforderungen zu kämpfen, die vielen separaten Systeme mit unterschiedlichen Technologien zu unterstützen.

Die aggressiven Wachstumsziele, die sich das Management gesetzt hatte, verlieh der Notwendigkeit einer neuen Plattform zusätzlich eine strategische Dimension. JMT hatte sich zum Ziel gesetzt, sein Geschäft alle paar Jahre zu vergrößern und bis 2020 zu den Top 50 der von ENR (Engineering News-Record) gelisteten Firmen zu gehören. Das Unternehmen erkannte, dass es modernere Technologien auf Unternehmensebene benötigte, um dieses Ziel zu erreichen.

In einer umfassenden Evaluierung neuer Geschäftsanwendungen prüfte JMT Optionen von Microsoft, Oracle, BST und Deltek. "Obwohl Einige in der Firma es für riskant hielten, nicht eines der in der AEC-Branche (Architektur, Ingenieur- und Bauwesen) weit verbreiteten Nischensysteme zu übernehmen, entschieden wir uns für die Microsoft-Plattform. Sie erschien uns als die beste Lösung, insbesondere wenn wir die langfristige Perspektive betrachteten.", erinnert sich Smith. "Die Microsoft-Cloud ermöglicht uns, die Vision einer einheitlichen Infrastruktur mit einem gemeinsamen Datenmodell zu verwirklichen, was für konsistente Arbeitsabläufe und Benutzerfreundlichkeit unerlässlich ist."

Als ersten Schritt der Aktualisierung seiner IT hatte JMT seine lokal gehosteten Microsoft Office-Tools zum cloudbasierten Office 365 migriert. Danach machte es sich daran, eine durchgängige, unternehmensweite Geschäftsplattform auf Basis von Microsoft Dynamics 365 zu entwickeln.

JMT entschied sich für aec360, eine branchenspezifische Version von Microsofts Dynamics 365 for Sales als CRM-Plattform. aec360 bietet alle nativen CRM-Funktionen, die AEC-Firmen (Architecture, Engineering, and Construction) benötigen, um ihre Kunden, Interessenten und Aufträge zu verwalten. Darüber hinaus stellt es auch eine zentrale Datenbank zur Verfügung, um Projekterfahrungen, Mitarbeiterwissen und Qualifikationen zu erfassen, was für den Marketingprozess unerlässlich ist.

aec360 bietet außerdem einzigartige intelligente Funktionen für das Beziehungsmanagement. Diese ermöglichen es, das Beziehungsnetz und Verantwortlichkeiten von Mitarbeitern bezüglich Kunden zu verfolgen und vorzuschlagen, welche Mitarbeiter am besten geeignet sind, um bestimmte Projekte zu leiten oder andere wichtige Funktionen im Verkaufsprozess zu übernehmen. Dies ist in beziehungsorientierten Branchen wie dem Ingenieurswesen oder der Architektur entscheidend.

Als ERP-Plattform wählte JMT Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations, um die Kernprozesse des Finanz- und Projektmanagements, der Buchhaltung sowie des operativen Geschäfts zu verwalten. Ergänzt wurde dies durch Projects+ für Microsoft Dynamics 365, das erweiterte Funktionen und eine vorgefertigte Business-Intelligence- und Berichtslösung für Ingenieurs- und Architekturunternehmen bietet.

Ein entscheidendes Element von JMT’s Strategie war die nahtlose Integration von Daten und Prozessen nicht nur zwischen diesen Geschäftsanwendungen, sondern auch mit ihren Office 365 Produktivitäts- und Kollaborationstools. Beispielsweise hat JMT einen Prozess implementiert, der bei einem dazugewonnenen Kundenprojekt aus den Daten im CRM-System automatisch und in Echtzeit den Projektdatensatz im ERP-System erstellt. Somit stehen alle Informationen für die Projektdurchführung und -abrechnung sowie eine Kollaborationsseite in SharePoint Online für den Austausch von Projektinformationen und Dokumenten sofort für das gesamte Unternehmen zur Verfügung.