Digitaler Wandel bei Mustad: Wie das Unternehmen eine Strategie zur Adoption und zum Change-Management entwickelte

Mustad Hoofcare ist ein traditionsreiches Familienunternehmen, das bereits in der siebten Generation geführt wird. Das Unternehmen ist weltweit führend in der Entwicklung, Produktion und dem Verkauf von Produkten für den Hufschmied, darunter Hufeisen, Nägel und Werkzeuge. Obwohl Mustad in einem traditionellen Markt tätig ist, strebt das Unternehmen danach, Vorreiter in Sachen Qualität, Service und Innovation zu sein.

Dafür wollte es eine Strategie zur Adoption und zum Change-Management entwickeln. Um diese zu verwirklichen und zu einem modernen, datengestützten Unternehmen zu werden, möchte Mustad eine einheitliche Arbeitsweise einführen, die auf verschiedenen Geschäftsanwendungen aufbaut.

HSO unterstützt Mustad im Rahmen eines mehrjährigen Programms zum digitalen Wandel, einschließlich der internationalen Einführung von Dynamics 365, Data Insights, BI-Lösungen und dem Modern Workplace (Microsoft 365), zusammen mit einer umfassenden Strategie zur Adoption und zum Change-Management. 

Auf der Suche nach Geschäftsmöglichkeiten in einem wettbewerbsfähigen, aber stabilen Markt

Hans Mustad ist in siebter Generation Eigentümer und Konzernchef des Familienunternehmens, das stets danach strebt, ein Pionier in seinem Markt zu sein. „Wir sind bekannt für unsere Qualität, die durchweg beständig sein muss, da unsere Kunden es sich nicht leisten können, Fehler beim Beschlagen der Hufe eines teuren Rennpferdes zu machen. Die Produktentwicklung ist entscheidend, um die sich ändernden Anforderungen unserer Kunden zu erfüllen.

Zudem ist die Stärkung unserer Beziehungen zu den Hufschmieden ein wichtiges strategisches Ziel, das wir erreichen, indem wir Schulungen anbieten und Veranstaltungen sponsern. Außerdem wollen wir Hufschmieden einen besseren Service bieten, indem wir unter anderem Online-Dienste anbieten, die ihnen Einblicke in ihre Umsatz- und Kundendaten geben“, so Hans Mustad.

Von der Unternehmensstrategie zur digitalen Transformation

Die strategischen Ziele von Mustad erforderten eine einheitliche und effizientere Arbeitsweise sowie Einblicke in Geschäftsinformationen und -daten. „Wir haben verschiedene Bereiche unseres Unternehmens zusammengelegt und werden dies auch weiterhin tun. So haben wir uns von fünfzehn Fabriken auf sieben reduziert. Diese Zusammenlegung ist eine der treibenden Kräfte der digitalen Transformation, die wir eingeleitet haben.

Wir müssen unsere Geschäftsprozesse neu gestalten und eine einheitliche Arbeitsweise in jedem Betrieb einführen. Um das Unternehmen besser zu steuern, unsere Teams zu unterstützen und den bestmöglichen Kundenservice zu bieten, benötigen wir Zugang zu zuverlässigen, aktuellen Daten und Reports. Dies erfordert eine neue, cloudbasierte IT-Plattform“, so Mustad.

Erik Lokhorst, Manager Operations bei Mustad, ist Business Architect und Projektverantwortlicher für die internationale Einführung von Dynamics 365. Er unterstreicht die Vorteile der Cloud-Plattform in der Hufbearbeitungsbranche: „Wir sind noch immer in einem recht traditionellen Markt tätig. Bis vor Kurzem haben viele unserer Kunden per Telefon bestellt und sind mit Stift und Papier durch ihr Lager gelaufen.

Diese Arbeitsweise hat sich in letzter Zeit rapide verändert. Jüngere Hufschmiede möchten ihre Geschäfte digital abwickeln, und mit den Anwendungen von Microsoft können wir ihnen Einblicke in ihre Bestellhistorie geben, ihr Bestandsmanagement unterstützen und ihnen helfen, besser mit ihren Kunden zu kommunizieren.

Wie HSO Mustad bei der Einführung einer Change-Management-Strategie unterstützt hat

Der digitale Wandel bedeutete eine erhebliche Veränderung in der Arbeitskultur von Mustad. „Unsere Mitarbeiter sind das Wichtigste in diesem Veränderungsprozess. Bereits bei unserer ersten ERP-Implementierung haben wir gelernt, Menschen einzubeziehen und eine starke Change-Management-Strategie zu verfolgen. Gemeinsam mit HSO verwenden wir das ADKAR®-Modell von Prosci, um zu messen, wo wir stehen und was für eine erfolgreiche Transformation notwendig ist“, so Mustad.

Zu der Zeit, als HSO ein Partner von Mustad wurde, trat Mayra Mouthaan als Interim Group CFO dem Unternehmen bei und übernahm gemeinsam mit HSO die Verantwortung für die weltweite Implementierung von Dynamics 365 F&O. Mayra Mouthaan erklärt, wie das Unternehmen seine Change-Management-Strategie änderte, um die weltweiten Implementierungen erfolgreich durchführen zu können:

„Bei unserem ersten ERP-Projekt haben wir viele sogenannte ‚klassische Fehler‘ gemacht. Das Unternehmen hatte die Auswirkungen des Projekts auf seine Mitarbeiter unterschätzt, zudem wurde es von seinem Partner nicht ausreichend unterstützt. Da wir diesen Fehler nicht wiederholen wollten, musste die Akzeptanz der Veränderung von Anfang an ein zentraler Bestandteil dieses Projekts sein. Dafür haben wir diesmal spezielle Teams für alle Projekte gebildet und stellten sicher, dass verschiedene Arten von Endbenutzern aus allen Teams einbezogen und geschult werden.

Nach meiner Erfahrung wird ein solcher Wandel oft stark unterschätzt, weshalb wir Change-Management selbst bei der Umstellung auf MS Office 365 anwenden, die auf den ersten Blick einfach und unkompliziert erscheint.“

Es hat keinen Sinn, Mitarbeiter weiterzubilden, die gegen Veränderungen sind

„Wir wissen, dass unsere Mitarbeiter die Zeit, die wir in ihre Weiterbildung und das Einholen von Feedback investieren, sehr zu schätzen wissen. Sie müssen unbedingt die Vorteile einer neuen Arbeitsweise sehen, da solche Veränderungen immer mit mehr Aufwand einhergehen. Es hat keinen Sinn, Mitarbeiter weiterzubilden, die gegen Veränderungen sind.

Daher versuchen wir, alle Ängste unserer Mitarbeiter offen anzusprechen, die aufgrund der verschiedenen Sprachen und Kulturen von Land zu Land sehr unterschiedlich sind. In einigen Ländern sind sie sich zwar bewusst, dass ihre derzeitige Arbeitsweise ineffektiv ist, doch da sie mit ihrer Arbeit vertraut sind und wissen, wie sie zum Ziel gelangen, stellen Ineffizienzen kein Problem für sie dar. Daher ist es unabdingbar, dass wir all unsere Mitarbeiter dort abholen, wo sie sind, und ihnen die Vorteile neuer Lösungen schmackhaft machen“, fügt Hans Mustad hinzu.

Auch Erik Lokhorst sieht die Vorteile der Adoption und des Change-Managements. „Am Anfang des Go-live, noch bevor HSO mit an Bord war, konzentrierten wir uns zu sehr auf Prozesse und Anleitungen, die noch nicht unseren Anforderungen entsprachen, was zu Fehlern führte. Während dieser Zeit mussten wir ein paar Lektionen auf die harte Tour lernen. Die Verwendung von Prosci und des ADKAR-Modells dagegen gibt uns einen klaren Überblick darüber, wo wir stehen und welche Art von Maßnahmen erforderlich sind.

Die Daten, die wir aus Fragebögen erhalten, sind definitiv hilfreich. Andererseits sollten wir uns nicht nur darauf konzentrieren, da der persönliche Kontakt entscheidend für die Beurteilung und Bewertung der Ergebnisse ist. In einigen Ländern, etwa in Südamerika, sind es Mitarbeiter nicht gewohnt, sich kritisch zu äußern. Das hat zur Folge, dass sie sich in Fragebögen für bestimmte Veränderungen zwar aussprechen, den Sinn dahinter aber eigentlich nicht sehen. Diese Umstände stellt man erst dann fest, wenn man sich die Zeit für ein persönliches Gespräch mit seinen Mitarbeitern nimmt.

Ein Teil des ADKAR-Modells sieht daher vor, zu verstehen, was hinter diesen Daten steckt. Dafür müssen ehrliche Gespräche mit Mitarbeitern geführt werden. Deshalb sehen wir uns während der internationalen Einführung einer neuen Lösung Daten an und bleiben gleichzeitig in Kontakt mit unseren Mitarbeitern.“

Die umfassende Strategie von HSO zur Adoption und zum Change-Management war für Mustad ausschlaggebend

Das Team von Mustad ist glücklich über die Zusammenarbeit mit dem Team von HSO. „Das HSO-Vertriebsteam hat gute Arbeit geleistet und stand uns während des gesamten Implementierungsprozesses zur Seite, was für uns sehr wichtig war. Es hat nicht davor zurückgeschreckt, die Extrameile zu gehen. Zudem hatte das attraktive Angebot von HSO im Bereich Adoption & Change-Management einen enormen Wert für uns“, so Hans Mustad.

Hans Mustad weiß, dass die digitale Reise, die das Unternehmen begonnen hat, wahrscheinlich nie zu Ende gehen wird. „Wir sehen bereits, welche Vorteile Dynamics mit sich bringt. Unser Ziel ist es, dass alle Mitarbeiter aus Abteilungen wie HR, Marketing und Vertrieb die neue Plattform nutzen und damit zufrieden sind. Wenn unsere Mitarbeiter glücklich mit unserer neuen Lösung sind und jeden Tag von ihr profitieren, wird dieses Projekt als ein erfolgreiches für mich in Erinnerung bleiben, da glückliche Mitarbeiter auch mich glücklich stimmen“, so Mustad.