Wie internationale Hilfe dank Chemonics fortan schneller und effizienter sein Ziel erreicht ...

Als Chemonics das „Rwanda Family Health Project“ ins Leben rief, war der Auftrag klar: Innerhalb von drei Wochen sollten Krankenhäuser und kommunale Gesundheitseinrichtungen im ganzen Land unterstützt werden. Dafür mussten kurzfristig neue Mitarbeiter eingestellt und eingearbeitet werden. Zudem war die Einrichtung interner Managementsysteme notwendig, um die Kommunikation und Zusammenarbeit mit der Unternehmenszentrale zu ermöglichen. Um mit der Hilfeleistung zu beginnen, mussten außerdem 178 Finanzhilfevereinbarungen getroffen werden.

Die Mitarbeiter bei Chemonics sind ergebnisorientiert und bestrebt, sinnvolle Veränderungen auf der ganzen Welt voranzutreiben, um Menschen zu helfen, ein gesünderes, produktiveres und unabhängigeres Leben zu führen. Seit seiner Gründung im Jahr 1975 hat Chemonics in mehr als 150 Ländern gearbeitet, um Kunden, Partnern und Begünstigten zu helfen, die weltweit schwierigsten Herausforderungen zu meistern.

Heute schafft Chemonics neue globale Lieferketten, um lebenswichtige Medikamente zur richtigen Zeit an den richtigen Ort zu bringen. Das Unternehmen arbeitet auf der Grundlage der Erkenntnis, dass eine effektive Regierungsführung und rechenschaftspflichtige Institutionen entscheidend sind, um der Armut entgegenzuwirken und nachhaltige Ergebnisse zu erzielen. Chemonics versteht Projektmanagement als Disziplin und nicht als nachträgliche Maßnahme, um bei minimalem Risiko eine maximale Wirkung zu erzielen. Das Unternehmen wendet gewonnene Erkenntnisse auf alle Projekte weltweit an und überbrückt Lücken zwischen verschiedenen technischen Bereichen, um ergebnisorientierte Lösungen sicherzustellen.

Als es für das wachsende Entwicklungsberatungsunternehmen an der Zeit war, sich mit der Maximierung seiner globalen Betriebsabläufe zu befassen, suchte die Unternehmensführung nach einer Technologie, die diese kritische Aufgabe erfüllen und gleichzeitig die spezifischen Anforderungen eines US-Regierungsauftragnehmers erfüllen kann. Dabei sollte das gewünschte System über die Geschwindigkeit und Effizienz eines einheitlichen Kernsystems verfügen. Für die Implementierung suchte Chemonics nach einem Partner mit der richtigen Erfahrung und Kompetenz sowie den richtigen Mitarbeitern und Prozessen, um dieses komplexe Projekt erfolgreich umzusetzen.

Das Problem: Hilfe für Entwicklungsländer erfordert Schnelligkeit und Flexibilität, doch diese konnten die bisherigen Systeme nicht gewährleisten

In den ersten Wochen nach der Übernahme eines neuen Projekts muss Chemonics oft ein Außenbüro in abgelegenen oder konfliktreichen Gebieten errichten. Wurden die Projektziele erreicht, werden die Büros wieder abgebaut und das Unternehmen zieht sich zurück. Derzeit verfügt Chemonics über Büros in mehr als 70 Entwicklungsländern, wobei in jedem 3 bis 300 Mitarbeiter beschäftigt sind.

Die Managementsysteme von Chemonics wurden ursprünglich für Orte mit schlechter Internetverbindung entwickelt. Die verschiedenen Projektmanagement-, Finanz-, Personal- und Beschaffungsprogramme machten Workflows und die Zusammenführung von Daten für die Mitarbeiter schwierig und zeitaufwendig, wodurch eine Zusammenarbeit in Echtzeit unmöglich war. Zusätzlich machte der nicht vorhandene Zugang zu aktuellen Daten Prognosen sowie Ressourcenplanungen zu einer großen Herausforderung.

Eric Reading, Executive Vice President von Chemonics, sagte daher: „Als wir nach neuen Möglichkeiten suchten, um unsere Arbeitsweise zu optimieren, sahen wir die Notwendigkeit für ein neues, ganzheitliches Kernsystem, das der Komplexität unseres Unternehmens gewachsen ist und uns die Geschwindigkeit ermöglicht, die wir für weiteres Wachstum benötigen.“

Aufgrund seiner Herausforderungen benötigte Chemonics eine Lösung, die keine Server vor Ort voraussetzte. Zudem wollte das Unternehmen eine Software, die den gesamten Lebenszyklus von Projekten erfasst und die Nachverfolgung von Absatzchancen, das Angebots- und Ausschreibungsmanagement, die Projektinitiierung, das Projektmanagement und die Belieferung miteinander verbindet. Es benötigte außerdem eine Software, die den Projektablauf mit der Personalverwaltung, dem Onboarding, der Finanzplanung und der Rechnungsstellung verknüpft, um einen besseren Einblick in die Geschäftsabläufe zu erhalten und die Verlässlichkeit von Daten zu erhöhen.

Außerdem wollte Chemonics fortan nur noch eine Plattform verwenden, die es seinen Teammitgliedern erleichtert, in verschiedenen Rollen und Außenstellen eingesetzt zu werden. Zudem musste das System strenge Compliance-Anforderungen in Bezug auf Kostenzuweisungen, Kundenabrechnungen und globale Finanzdaten erfüllen. Auch die Aufzeichnung und Archivierung von Dokumenten im Rahmen der Compliance-Standards für Bundesverträge musste es gewährleisten, damit Audits kein Problem darstellen. „Mit der Zeit wurde uns klar, dass wir eine einzige integrierte Lösung brauchten, die es uns ermöglichen würde, als einheitliche, globale Organisation zu agieren“, sagt Rob Teitelbaum, Controller bei Chemonics.

Ein Ausschreibungsverfahren offenbarte, dass es nur eine Lösung gibt, die all diese Anforderungen erfüllt: Microsoft Dynamics 365 + consulting360. Diese erleichtert die Skalierung, bietet ein hohes Maß an funktionsübergreifender Integration, ermöglicht den einfachen Zugriff auf Daten von überall auf der Welt und erfüllt gleichzeitig die spezifischen Anforderungen eines US-Regierungsauftragnehmers an die Datenverwaltung. Microsoft beauftragte HSO – ein führendes internationales Dynamics 365-Beratungsunternehmen – mit der Leitung des Implementierungsprojekts, da das Unternehmen über große Erfahrung bei der Bereitstellung globaler Dynamics 365-Lösungen verfügt.

„Diese Implementierung wird es uns ermöglichen, als globales Unternehmen zu agieren und unsere Ansammlung halbautonomer Büros der Vergangenheit angehören zu lassen. Bisher war unsere Technologie standortspezifisch, weil das die einzige Option war, die wir hatten“, so Teitelbaum.

Reading stimmt dem zu und meint zudem: „Die Technologie hat sich insofern entwickelt, als sie nun zu unserem Business Case passt. Bisher war es sehr schwierig, in den 70 Entwicklungsländern, in denen wir arbeiten, eine Lösung vor Ort zu implementieren. Zudem verfügten wir nicht über die Konnektivität, die wir für eine Zusammenarbeit in Echtzeit mit unseren Hauptbüros benötigten. Die Cloud-Technologie kam uns da genau recht, da sie uns die Lösung ermöglicht, die wir brauchen.“

Integrierte Prozesse führen zu einem besseren Einblick in das Unternehmen

Mit Dynamics 365 + consulting360 werden die Daten des Unternehmens fortan in Echtzeit gespeichert und archiviert, wodurch schnellere und detailliertere Geschäftsanalysen möglich sind. „Aktuelle und verlässliche Daten sind jetzt jederzeit leicht zugänglich, da sie auch nach Schließung eines Projektbüros abgerufen werden können. Dadurch sind Einblicke in alle Geschäftsbereiche jederzeit möglich“, so Teitelbaum.

Der Zugriff auf Daten aus allen Außenstellen innerhalb von Power BI ermöglicht die automatisierte Erstellung von Prognosen und Berichten zur Geschäftsplanung. Dadurch kann Chemonics in Echtzeit planen und einschätzen, wo welche Ressourcen notwendig sind, damit Projekte wie Rwanda Family Health von Anfang an reibungslos ablaufen.

Dank Dynamics 365 + consulting360 erfordern Projekte fortan viel weniger manuelle Arbeit. Arbeitspläne, die für ein Angebot erstellt wurden, lassen sich leicht in Projekte umwandeln, die mit Personal-, Beschaffungs- und Abrechnungssystemen verknüpft werden können, ohne dass Informationen erneut in verschiedene Systeme eingegeben werden müssen. Dadurch, dass alle Prozesse in der Cloud stattfinden, können Kontakte und Projekte im gesamten Unternehmen gemeinsam verwaltet werden, während der kollaborative Projektfluss mit Microsoft SharePoint vereinfacht wird.

Dynamics 365 + consulting360 lässt sich für Büros unterschiedlicher Größe einrichten und funktioniert sowohl online als auch offline. Ferner können Büros jederzeit problemlos erweitert und verkleinert werden.

„Anstatt Geschäftsprozesse einzuführen, Server zu installieren und Software zu konfigurieren, können unsere Teams neue Instanzen unserer cloudbasierten Systeme sofort einsetzen. Die Flexibilität bei der Lizenzierung ermöglicht uns zudem den Zugriff auf alle Module. In einem Büro mit drei Personen kann so etwa ein Mitarbeiter sowohl mit dem HR- als auch dem Beschaffungssystem arbeiten, während diese in einem größeren Büro von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden. Und sollten wir einmal einen Arbeitsanstieg haben, können wir mehr Mitarbeiter für verschiedene Aufgaben einsetzen, ohne zusätzliche Lizenzen kaufen zu müssen.

Da die Microsoft Office 365-Oberfläche unseren Mitarbeitern bereits vertraut war, macht der Zugriff auf alle Tools innerhalb einer einzigen, integrierten Benutzeroberfläche die Arbeit schneller und einfacher“, so Reading.

„Da Dynamics 365 eine umfassende Lösung ist, die die Zusammenarbeit fördert und den Verwaltungsaufwand reduziert, können wir die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter fortan besser erfüllen und damit auch unseren Kunden einen besseren Service bieten“, so Teitelbaum.

Reading stimmt dem zu und meint: „Dynamics wird die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter erhöhen und es ihnen ermöglichen, sich mehr auf die Arbeit zu konzentrieren, die ihnen am Herzen liegt. Dadurch können wir den Zweck unserer Anstrengungen noch besser erfüllen und Menschen auf aller Welt helfen, ein gesünderes, produktiveres und unabhängigeres Leben zu führen.“

Da sich Chemonics im Besitz seiner Mitarbeiter befindet, stand die Zufriedenheit dieser bei diesem Projekt an erster Stelle. Reading und Teitelbaum arbeiten eng mit dem Microsoft Customer Success Manager Mark Schubert zusammen, um das Change-Management in den Prozess zu integrieren und eine erfolgreiche Adoption sicherzustellen. „In unserem Geschäft hängen die Erfolgskennzahlen ebenso sehr von Geschwindigkeit, Effektivität und soliden Datenaufzeichnungen ab wie von reinen Kosteneinsparungen. Daher mussten wir neue Optionen für KPIs entwickeln – Mark hat uns dabei geholfen, wodurch uns unsere Partnerschaft mit Microsoft wirklich weitergebracht hat“.

Zum Zeitpunkt des Schreibens dieses Referenzberichts befindet sich Chemonics inmitten des Implementierungsprozesses mit seinem Partner HSO. „HSO arbeitet seit vielen Jahren mit Microsoft Dynamics 365 und kennt sich daher bestens mit den Möglichkeiten und Fallstricken von ERP-Implementierungen aus. Sie haben uns geholfen, den optimalen Weg für unsere Implementierung zu finden“, so Reading.

„Während unserer Evaluierung war HSO bereit, mit uns nach Haiti und in die Dominikanische Republik zu reisen, um sich aus erster Hand ein Bild von den Herausforderungen zu machen, mit denen unsere Außenstellen konfrontiert sind – für diesen Einsatz und ihre Expertise sind wir sehr dankbar“, fügt Teitelbaum hinzu.