Die technischen Berater von HSO arbeiten gemeinsam mit ihren Kunden an der Implementierung technologischer Lösungen, um Geschäftsabläufe zu vereinfachen und gleichzeitig die Geschäftstätigkeit zu verbessern. Sie verfügen über die Fähigkeiten, Erfahrung und natürliche Neugierde, um mit innovativen Methoden die Hindernisse auf dem Weg zur digitalen Transformation zu überwinden.

In diesem „Challenge Accepted“-Interview erläutert Richard Smith, Senior Functional Solution Architect, wie HSO sehr unterschiedliche Strukturen von übernommenen Unternehmen unter einer Organisation zusammengeführt hat.

In meiner Funktion als Senior Functional Solution Architect unterstütze ich unsere Kunden bei sehr anspruchsvollen Projekten, wo Kunden oft über das Vorgehen verunsichert sind. Sie wissen zwar, dass sie ein größeres Upgrade durchführen oder mehrere Systeme integrieren müssen, aber die konkreten Schritte zu einer erfolgreichen Umsetzung sind ihnen fremd.

Das liegt zum Teil an der Komplexität ihres Geschäfts und ihrem Vorhaben - sie versuchen, die Reifen und den Motor eines Autos während der Fahrt zu wechseln. Es liegt jedoch auch daran, dass sich Technologieprodukte heute schneller als jemals zuvor entwickeln. Lagen früher noch drei bis vier Jahre zwischen den Produktlancierungen, sind es jetzt sechs Monate oder weniger. Einem Kunden, der sich auf sein Geschäft konzentrieren muss, fällt es zunehmend schwer, die Entwicklungen auf der technologischen Seite zu verfolgen und zu verstehen.

Aus den Erfahrungen von zwei Jahrzehnten bei HSO und mehreren Übernahmen bei Finanzdienstleistungskunden weiß ich, wie wichtig es ist, die Herausforderungen des Kunden zu verstehen. Ein Beispiel sticht besonders heraus:

Es geht um ein erfolgreiches Unternehmen, das in den letzten Jahren, teilweise durch Übernahmen, enorm gewachsen ist. Der Erfolg ließe sich weiter steigern, wenn die übernommenen Unternehmen unter einer einheitlichen Organisation und einer einheitlichen Markenstrategie vereint wären. Dies gestaltete sich jedoch in den letzten 10 Jahren so schwierig, dass es diese Organisationen weitgehend unabhängig agieren ließen. Nun hat man jedoch erkannt, dass die Zusammenführung unter einer gemeinsamen Marke und mit einem gemeinsamen Geschäftsmodell sowohl aus geschäftlicher als auch aus finanzieller Sicht einen echten Mehrwert bietet.

1. Microsoft-Clients unter einer Organisation vereinen und zwei Implementierungen zusammenführen

Das Unternehmen hatte Microsoft-Clients erworben, die sich außerhalb seines Microsoft-Tenant (Hauptkonto) befanden. Diese Clients wurden bereits durch einen erfahrenen Microsoft-Partner auf Microsoft 365-Ebene – inklusive OneDrive, SharePoint und Exchange - in den Tenant des Unternehmens überführt. 

Bei der Migration von Dynamics 365 zögerte der Kunde jedoch, da es sich um ein eigenes, benutzerdefiniertes Entwicklungs-Framework handelte. Die vielen Verbindungen zu Applikationen von Drittanbietern, benutzerdefinierten Produkte oder andere Microsoft 365-Technologien wie Exchange, SharePoint, Teams, Power Automate und Power Apps erschwerten die Migration erheblich.

Um dieses Problem zu lösen, identifizierten wir erst sorgfältig alle Verbindungspunkte. In enger Zusammenarbeit mit Microsoft haben wir anschließend eine Kopie der produktiven Applikationsumgebung zum Tenant des Unternehmens verschoben, die Verbindungen neu generiert und vor Inbetriebnahme mittels simulierter Bereitstellungen, so genannten "Mock Deployments", auf Herz und Nieren getestet.

Die größere Herausforderung war, die Implementierungen der beiden übernommenen Unternehmen zu verschmelzen. Dazu Informationen aus zwei völlig verschiedenen Systemen mit sehr unterschiedlichen Prozessen von Vertrieb und Marketing bis hin zum Onboarding zusammengeführt sowie die beiden Architekturen synchronisiert werden.  Das Vorgehen glich eher einem Upgrade, da wir jeweils das Beste der beiden Unternehmen in die finale Implementierung einbringen wollten.

Wir orientierten uns daran, was für die finale Einheit am sinnvollsten ist. Zudem wollten wir dem Unternehmen eine Plattform hinterlassen, die alle heute benötigten Funktionen bietet, skalierbar ist, und zudem ermöglicht, zukünftig weitere übernommene Unternehmen einzubinden.

2. Verlagerung einer lokalen Anwendung in die Cloud

Ein weiteres Szenario, das wir erfolgreich gemeistert haben, involvierte die "Lift and Shift"-Methode, bei der wir eine lokale Anwendung in die Cloud migrierten. Dieser Schritt ist oft notwendig, da ältere lokal installierte Softwareversionen nicht mit den neuesten Funktionalitäten wie Kundeneinblicke, Verkaufsanalysen, LinkedIn-Integration und schnellen Entwicklungs-Tools der Power Platform mithalten konnten.

Ähnlich wie beim zweiten Projekt führten wir eine gründliche Analyse durch. Man könnte es mit dem Durchstöbern von Großmutters Dachboden vergleichen: Wir prüften was noch relevant ist, was für die aktuellen Geschäftsprozesse wichtig ist, und was von Microsoft nicht mehr unterstützt und deshalb ersetzt werden muss. Danach halfen wir dem Kunden bei der Bereinigung der Daten und sorgten dafür, dass die Anwendung erfolgreich online ging. 

3. Daten als Planungsinstrument verfügbar machen

Ein laufendes Projekt betrifft einen europäischen Unternehmensbereich, bei welchem bestehende Einheiten mit sehr unterschiedlichen Verkaufsprozessen noch nicht in die Organisation integriert sind. Die Einführung von Microsoft Dynamics 365 befindet sich noch im Anfangsstadium. Es ging darum, wichtige Daten und Integrationen zu identifizieren und gleichzeitig einen benutzerfreundlichen Prozess zu definieren, der Einblicke in die Kundenbasis erlaubt.

Wir trafen auf äußerst engagierte Analysten, die sich bereits in die Daten vertieft hatten, um Muster zu erkennen, die unternehmerische Chancen für Marketing- und Verkauf aufzeigen können. In einer produktiven Zusammenarbeit identifizierten wir die vorhandenen Datenquellen und suchten Wege zur Aufbereitung der Daten, damit sie nicht nur dem Vertrieb dienten, sondern auch dem Marketing eine gezielte Kundenansprache mit der richtigen Botschaft erlaubten.

Ich nenne es "Drei Dinge in 30 Sekunden". Es geht darum, vor jedem Kundengespräch in kürzester Zeit relevante Gesprächsthemen zu identifizieren – eine Ankündigung, die der Kunde auf LinkedIn geteilt hat, eine E-Mail über Marktveränderungen – und verfügbar zu machen, damit Vertriebsmitarbeiter jedes Kundengespräch individuell und zielgerichtet führen können.

Die kontinuierliche Zusammenarbeit mit einem Großkunden in verschiedenen Projekten bewirkt ganz nebenbei eine schrittweise Veränderung der Beziehung. Durch gemeinsame Erfolge entwickelt sich unsere Rolle allmählich von einem Anbieter hin zu einem vertrauenswürdigen Partner und Berater.

Dies ist erfreulicherweise auch bei diesem Unternehmen eingetreten. Anfänglich waren unsere Partner zwar froh um unsere Unterstützung, aber - aufgrund von früheren Enttäuschungen mit andern Anbietern - dennoch vorsichtig. Nach den ersten beiden erfolgreichen Engagements wurde aber klar, dass sie uns vertrauten und wussten, dass wir ihnen den Rücken stärken.

Hierfür waren zwei Dinge wichtig. Einerseits haben wir uns sehr gut vorbereitet– beispielsweise mit den „Mock Deployments“ – um einen planmäßigen Ablauf sicherzustellen. Gleichzeitig waren wir auch sehr ehrlich bezüglich Risiken und häufig auftretenden Problemen. Und wir hatten das richtige Team, um diese Probleme anzugehen.

Durch die gemeinsamen Projekte gewann der Kunde Einblick in unsere Arbeitsweise, konnte sich entspannen und uns vertrauen. Dies ermutigte ihn, uns auch bei anderen Herausforderungen und Zielen um Rat und Perspektive zu bitten und uns in strategische Gespräche einzubinden. Diese Entwicklung wäre ohne den Erfolg der vorherigen Projekte nicht möglich gewesen.