E-Rechnungspflicht ab 2025:
Was Unternehmen mit Microsoft ERP jetzt wissen müssen
Die Digitalisierung schreitet weiter voran und auch in der Buchhaltung und Rechnungsstellung gibt es immer wieder neue Entwicklungen. Im Rahmen der EU-Rechnungsreform tritt ab dem 1. Januar 2025 in Deutschland die E-Rechnungspflicht in Kraft. Diese Regelung verpflichtet Unternehmen, elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Neben Papier sind auch digitale Rechnungen im PDF- oder JPEG-Format in Zukunft nicht mehr zulässig, da diese nicht maschinenlesbar sind. Unternehmen, die bereits ein Microsoft ERP-System nutzen, stehen nun vor der Herausforderung, sich auf diese Umstellung vorzubereiten. In diesem Blog-Artikel geben wir einen Überblick über die wichtigsten Informationen, beantworten häufig gestellte Fragen zur E-Rechnungspflicht ab 2025 und geben Ihnen konkrete Handlungsempfehlungen.
Überblick: Was bedeutet die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht geht auf die EU-Rechnungsreform und die CEN-Norm / EN16931 zurück. Demnach sind in Deutschland ab 2025 alle Unternehmen verpflichtet, Rechnungen elektronisch zu übermitteln. Ziel dieser Regelung ist es unter anderem, den Rechnungsaustausch effizienter und sicherer zu gestalten sowie Papiermengen und manuelle Prozesse zu reduzieren. Eine elektronische Rechnung muss dabei in einem strukturierten elektronischen Format (z.B. XML) vorliegen, das eine automatische und digitale Weiterverarbeitung ermöglicht.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnungspflicht
Alle steuerpflichtigen deutschen B2B-Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, müssen ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können. Dies gilt sowohl für B2B- als auch für B2G-Unternehmen (Business-to-Government). Ausnahmen sind Rechnungen unter 250 Euro (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV). Rechnungen an Verbraucher sind grundsätzlich nicht betroffen. Der Versand von E-Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2025 ebenfalls für alle Unternehmen zur Pflicht, allerdings wird es Übergangsregelungen geben.
Zulässige Formate für E-Rechnungen sind strukturiert und maschinenlesbar. In Deutschland wird häufig das ZUGFeRD- (ab der Version 2.0.1) oder das xRechnung-Format verwendet. Auch weitere Formate, die interoperabel mit der CEN-Norm EN 16931 sind, können genutzt werden.
Das ZUGFeRD-Format bietet eine benutzerfreundliche Lösung und ist gut geeignet für Unternehmen, die eine einfache Integration in bestehende PDF-Systeme suchen. ZUGFeRD ist hybrid, da dieses Format eine PDF-Datei mit einem XML als Metadaten beinhaltet. Daher muss bei dem ZUGFeRD-Format kein zusätzliches Layout geschaffen werden, welches die XML-Daten in ein „lesbares“ Format (Layout) für die Archivierung oder die Ansicht umwandelt. xRechnung ist optimal für Unternehmen, die die Vorteile eines vollständig standardisierten und automatisierten XML-Formats nutzen möchten, insbesondere für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber. Die Wahl zwischen ZUGFeRD und xRechnung hängt daher von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens, den verwendeten Systemen und den geschäftlichen Bedürfnissen ab.
Alles, was nicht maschinenlesbar ist. Demnach sind neben Papier auch PDF-Dokumente, JPEGs und andere Bild-Formate nicht zulässig.
Unternehmen, die bis zum Stichtag nicht auf E-Rechnungen umgestellt haben, riskieren Bußgelder und Sanktionen. Zudem könnte der Geschäftsbetrieb durch ineffiziente Rechnungsprozesse beeinträchtigt werden. Die Höhe der Bußgelder für die Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht kann variieren und hängt von der jeweiligen Gesetzgebung ab. Im deutschen Rechtssystem sind keine festen Bußgelder für die Verspätung oder Nichtumstellung auf E-Rechnungen festgelegt. Stattdessen können Bußgelder für Verstöße gegen allgemeine Vorschriften zur Rechnungslegung und Dokumentation verhängt werden. Diese Bußgelder können von einigen hundert bis zu mehreren tausend Euro reichen, abhängig von der Schwere des Verstoßes. In Verträgen mit öffentlichen Auftraggebern können ebenfalls Vertragsstrafen oder -bußen festgelegt werden. Unternehmen, die die E-Rechnungspflicht nicht erfüllen, können möglicherweise von der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen ausgeschlossen werden.
Elektronische Rechnungen sind in der Regel sicherer als Papierrechnungen, da sie oft verschlüsselt und digital signiert werden. Dies reduziert das Risiko von Betrug und Fehlern.
Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können noch Papierrechnungen sowie E-Rechnungen in nicht-konformen Formaten ausgetauscht werden. Allerdings haben Papierrechnungen keine Priorität mehr. Empfänger müssen keine Zustimmung mehr geben, um EN16931-konforme E-Rechnungen zu erhalten. Stattdessen müssen sie während der Übergangsfristen aktiv zustimmen, wenn sie andere elektronische Formate (wie PDF-Dokumente) erhalten wollen. Nach dem 31. Dezember 2026 bis zum 31. Dezember 2027 gilt diese Regelung nur noch für Unternehmen, deren Jahresumsatz unter 800.000 Euro liegt. Für bestehende EDI-Verbindungen, die E-Rechnungen in nicht konformen Formaten austauschen, gibt es eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027.
Empfehlungen für Unternehmen mit Microsoft ERP-Systemen
Stellen Sie sicher, dass Ihre aktuelle ERP-Version die Erstellung und den Empfang von E-Rechnungen unterstützt. Microsoft veröffentlicht regelmäßig Updates und Erweiterungen, die neue gesetzliche Anforderungen abdecken. Überprüfen Sie, ob Sie die neueste Version verwenden und planen Sie gegebenenfalls ein Upgrade.
Sie haben das Thema bereits auf dem Schirm? Prima! Denken Sie neben der technischen Umsetzung auch an das Schulen Ihrer Mitarbeiter im Umgang mit elektronischen Rechnungen. Es ist wichtig, dass alle relevanten Abteilungen, insbesondere die Buchhaltung und IT, die neuen Prozesse verstehen und korrekt umsetzen können.
Integrieren Sie die erforderlichen E-Rechnungsformate in Ihr ERP-System und stellen Sie dabei sicher, dass Ihr System sowohl ZUGFeRD als auch xRechnung unterstützt. Gehen Sie diesbezüglich auf Ihren Microsoft-Partner zu oder nehmen Sie direkt Kontakt zu unseren Microsoft-Experten auf. HSO nimmt für Sie die notwendigen Systemanpassungen und -konfigurationen vor, damit die gewünschten E-Rechnungsformate eingelesen und verarbeitet werden zu können, sodass Sie in Ihrem Microsoft ERP als Buchungssatz auftauchen.
Planen Sie eine Testphase ein, um den reibungslosen Ablauf des E-Rechnungsprozesses sicherzustellen. Senden und empfangen Sie Testrechnungen, um mögliche Fehler und Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.
Informieren Sie Ihre Geschäftspartner und Lieferanten über die bevorstehenden Änderungen und stellen Sie sicher, dass auch sie bereit sind, elektronische Rechnungen zu senden und zu empfangen. Koordinieren Sie die Umstellung gemeinsam, um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten.
Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnungen den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Dies beinhaltet die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und die korrekte Archivierung elektronischer Rechnungen.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 stellt eine wichtige Neuerung dar, die Unternehmen in ihrer Rechnungsstellung und Buchhaltung betrifft. Für Unternehmen, die bereits ein Microsoft ERP-System im Einsatz haben, ist die Umstellung gut machbar, wenn sie rechtzeitig die notwendigen Schritte unternehmen. Durch die Implementierung elektronischer Rechnungen können Prozesse effizienter und sicherer gestaltet werden. Beginnen Sie jetzt mit der Vorbereitung, um den Stichtag 2025 stressfrei und erfolgreich zu meistern.
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Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Unterstützung bei diesem Thema benötigen. HSO steht Ihnen als erfahrener Microsoft-Partner zur Seite. Wir bieten Ihnen einen kostenlosen und unverbindlichen Analyse-Call an, in dem wir gemeinsam Ihre Ist-Situation anschauen und Ihre Anforderungen aufnehmen. Gleichzeitig identifizieren wir mögliche Szenarien und Arbeitspakete zur Umsetzung Ihrer Anforderungen.
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