SIG Benelux kiest voor wholesale360

SIG Benelux, onderdeel van het Engelse, beursgenoteerde SIG plc, opereert in een uitdagende markt. Echter het oude, end-of-life, ERP-systeem stond meer efficiëntie en groei in de weg. In plaats van opnieuw te kiezen voor maatwerk, koos de B2B groothandel voor Dynamics 365 Finance en Supply Chain en wholesale360, de complete industrieoplossing van HSO.

Processen harmoniseren en samenwerken op één platform

Joke Brouckaert is tijdelijk aangesteld als projectleider D365 bij SIG Benelux. Daisy Tullen nam vanuit haar rol als projectmanager de interne projectrol op zich en was onder meer verantwoordelijk voor de interne procesbewaking.

Joke: “In de Benelux heeft SIG haar activiteiten onderverdeeld in de afbouw (nat en droog) en technische isolatie. Bedrijven en merken zoals SIG Afbouwspecialist (NL), SIG Technische Isolatiespecialist (NL), Speedline, MPA (Afbouwmaterialen BE) en Isolatec (Technische Isolatie BE) vallen onder de vlag van SIG Benelux. Binnen deze bedrijven werken ruim 200 collega’s - verdeeld over Nederland en België - om ervoor te zorgen dat klanten hun bouwprojecten zo prettig mogelijk en binnen de afgegeven planningen kunnen realiseren.”

Dit ERP-project had veel urgentie. Het oude systeem werd niet alleen niet meer ondersteund (AX2009), maar het vele maatwerk beperkte de groei van het bedrijf. SIG wilde de processen en systemen van de verschillende vestigingen in Nederland en België harmoniseren en samenbrengen op één platform. Een modern, toekomstbestendig systeem zou de groeiambities ondersteunen en versnellen.

“Een eerdere poging om het oude systeem te updaten en na te bouwen, bleek al snel te complex en te kostbaar. Een standaardoplossing daarentegen zou veel sneller te implementeren zijn. Bovendien hadden we een duidelijke doelstelling wat tijd en budget betreft en wilden we de risico’s van de implementatie minimaliseren. HSO bood met wholesale360 een industrie-oplossing die eigenlijk al voor 80-90% voldeed aan onze functionele eisen. En wat we tegenkwamen aan functionaliteit die we misten, heeft HSO grotendeels in de template verwerkt.”

Wolesale360 is een complete industrie-oplossing, die bestaat uit processen, werkinstructies, voorinrichting, software en een integratieplatform. Onderdeel van de oplossing is een aanpak in drie fases.

Joke: “De drie fases, Validate, Adopt en Deploy sloten goed aan bij mijn ervaring en verwachtingen. In de eerste fase, Validate, keken we of de template daadwerkelijk overeenkwam met de processen van SIG en wat eventueel ontbrak. In de Adopt-fase leerden we hoe het systeem werkt. De key users werden getraind, we werkten samen aan de inrichting voor SIG en dit zorgde ervoor dat we vertrouwen kregen in het systeem. Deploy tenslotte was de uitrolfase waarin de eindgebruikers werden getraind en we de laatste testen deden voor de livegang.”

Bij een project dat over landsgrenzen gaat spelen er nog wel eens cultuurverschillen. Daisy: “Hier hadden we ons vooraf op voorbereid en dit verliep heel goed. Joke is Nederlands én Vlaams, dus die kent beide kanten. We hebben eerst de vestigingen in Nederland overgezet, maar daarbij hebben we al direct key users van België laten aansluiten. Zo kregen zij al veel mee van de nieuwe processen, van het systeem, kortom van de hele flow. In eerste instantie leek er veel behoefte te zijn aan specifieke lokale inrichting, maar uiteindelijk bleek dat veel basisprocessen gelijk zijn. Voor de implementatie van de Belgische vestigingen was het voordeel dat de kinderziektes er al uit waren.”

Joke: “Een andere uitdaging was de datamigratie. In Nederland hadden we te maken met verschillende bedrijven die samengingen op Dynamics 365, en dus met vijf verschillende omgevingen die we samen moesten voegen naar een nieuwe database. Zo’n datamigratie, bovenop de implementatie, was behoorlijk complex en tijdrovend. Daarom hebben we hier een expert op gezet van HSO. Dat bleek een goede keus.

Ook het onderdeel Reporting bleek een uitdaging. We hadden vooraf weliswaar geïnventariseerd wat we wilden, maar dit onderdeel kwam relatief laat op gang. Als je een nieuw ERP-systeem krijgt, heb je eigenlijk pas goed zicht op de mogelijkheden van het platform als je een heel eind op weg bent. Idealiter zou je, voor je met een ERP-traject start, je datastructuur al optimaliseren, want dan kun je er veel meer uithalen. Achteraf hadden we dit graag anders aangepakt.”

Wat change & adoptie betreft heeft met name Daisy veel tijd geïnvesteerd in eindgebruikerstrainingen. “Enige weerstand was er wel natuurlijk. Vanuit de stuurgroep hadden we daar goed zicht op en zijn we steeds met elkaar in gesprek gegaan om zorgen en eventuele weerstand bij gebruikers weg te nemen.”